Gut starten mit Kallli

1. Konto und Arbeitsbereich anlegen

Das Konto braucht drei Felder, eine E-Mail bestätigt die Adresse, dann öffnet ein einziger Einstellungsbildschirm Ihren Arbeitsbereich. Rechnen Sie mit fünf Minuten.

1. Klicken Sie auf kallli.be oben rechts auf „Testen Sie kostenlos“. Sie landen auf dem Bildschirm „Erstellen Sie Ihr Konto“, der „14 Tage testen, ohne Bankkarte.“ ankündigt.
2. Füllen Sie „Ihr Name“, „E-Mail-Adresse“ und „Passwort“ aus („Mindestens 12 Zeichen.“) und klicken Sie auf „Konto erstellen“. Ein Passwort aus einem öffentlichen Datenleck wird mit „Dieses Passwort taucht in einem bekannten Datenleck auf. Wählen Sie ein anderes.“ abgelehnt.
3. Lieber ein bestehendes Konto? Unter „oder“ legen die Schaltflächen „Weiter mit Google“ und „Weiter mit Microsoft“ das Konto ohne Passwort an. Bestätigt Google oder Microsoft Ihre Adresse nicht, geht ein Bestätigungslink per E-Mail raus und der Anmeldebildschirm sagt es Ihnen.
4. Nach „Konto erstellen“ zeigt der Bildschirm „Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse, bevor Sie sich anmelden.“ Öffnen Sie die E-Mail „Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse“ und klicken Sie auf „Meine Adresse bestätigen“. Der Link gilt 24 Stunden und öffnet Ihre Sitzung sofort.
5. Die E-Mail kommt nicht an? Geben Sie auf dem Bildschirm „Anmelden“ Ihre Zugangsdaten ein und klicken Sie auf „Anmelden“: Die Meldung kommt mit der Schaltfläche „Bestätigungsmail erneut senden“ zurück. Nach dem Senden sagt der Bildschirm „E-Mail gesendet. Sehen Sie auch im Spam-Ordner nach.“
6. Die erste Anmeldung öffnet „Richten wir Ihre Plattform ein“ („Vier Einstellungen, und Ihre Buchungsseite ist fertig.“). Wählen Sie unter „Was bieten Sie an?“ „Buchung“ (Termine, Workshops, Pakete) und/oder „Shop“ (Artikel online verkaufen). Mindestens eines von beiden; Sie können das später ändern.
7. Geben Sie „Name Ihres Betriebs“ (den Ihre Kunden kennen) und „Adresse Ihrer Seite“ an: Buchstaben, Ziffern und Bindestriche, 3 bis 60 Zeichen. Unter dem Feld zeigt „Ihre Seite liegt unter:“ kallli.be/de/b/ihre-adresse. Eine bereits vergebene Adresse gibt „Diese Adresse ist bereits vergeben.“ zurück.
8. Wählen Sie die „Zeitzone“ (Brüssel wird vorgeschlagen), wählen Sie die „Sprachen Ihrer Seite“ aus Français, Nederlands, English und Deutsch, dann die „Standardsprache“ aus den gewählten. Die Sprache, in der Sie den Bildschirm lesen, ist bereits gewählt und kann nicht als letzte entfernt werden.
9. Klicken Sie auf „Speichern und weiter“. Sie landen auf der Übersicht; das linke Menü gliedert sich in „Aktivität“, „Angebot“ und „Einstellungen“. Solange dieser Bildschirm nicht bestätigt ist, führt jede Anmeldung hierher zurück.

2. Leistungen anlegen

Eine Leistung ist ein Name, eine Dauer und ein Preis, die Ihre Kunden online buchen. Der Rest (Anzahlung, Bild, Kategorie) kommt dazu, wenn Sie ihn brauchen.

1. Öffnen Sie im Menü, Abschnitt „Angebot“, „Leistungen“ („Was Ihre Kunden buchen können.“). Die leere Seite sagt „Noch keine Leistungen. Legen Sie die erste an.“ Klicken Sie auf „Neue Leistung“.
2. „Name“: was der Kunde in der Liste liest. Hat Ihre Seite mehrere Sprachen, erscheinen Reiter FR, NL, EN oder DE über dem Feld; ein Punkt markiert die bereits ausgefüllten. Der Name ist in jeder aktiven Sprache erforderlich: Sonst wird der Reiter beim Speichern rot mit „Die Übersetzung (NL) ist erforderlich.“
3. „Beschreibung“ und „Kategorie“ folgen derselben Logik je Sprache. Die Kategorie dient dazu, „Um Leistungen auf Ihrer Seite zu gruppieren.“
4. „Dauer“ wählen Sie aus einer Liste von 15 bis 180 Minuten (15, 20, 30, 45, 60, 75, 90, 120, 150, 180). „Preis“ geben Sie in Euro ein, mit Komma oder Punkt.
5. „Farbe im Kalender“: sechs Punkte, die Farbe, die der Termin im Zeitplan bekommt. „Online buchbar“ ist beim Anlegen gewählt; abgewählt trägt die Leistung den Vermerk „Ausgeblendet“ in der Liste und verschwindet von Ihrer öffentlichen Seite.
6. „Vorauszahlung“: „Keine“, „Anzahlung“ oder „Gesamtbetrag“. Bei „Anzahlung“ wählen Sie „Prozentsatz“ oder „Fester Betrag“ und geben „Höhe der Anzahlung“ ein. Der Text unter den Schaltflächen sagt: „Wird bei der Buchung eingezogen, sobald Onlinezahlungen aktiv sind.“ (siehe Kapitel Zahlungen empfangen).
7. „Stornierung oder Verschiebung möglich bis“ eine Zahl „Stunden vorher“ (24 als Vorgabe, höchstens 720) und „Buchungsfenster“ eine Zahl „Tage im Voraus“ (60 als Vorgabe, höchstens 365), „Wie weit in die Zukunft Ihre Kunden buchen können.“
8. Klicken Sie auf „Speichern“. Sie kehren zur Liste zurück, die jede Leistung mit ihrem Farbpunkt, ihrer Dauer und ihrem Preis zeigt.
9. Öffnen Sie die Leistung erneut („Leistung bearbeiten“) für den Abschnitt „Bild“ unter dem Formular: „Bild auswählen“ akzeptiert „PNG, JPEG oder WebP, maximal 1,5 MB. Ideal: 1200 × 600 px, Querformat.“; „Bild entfernen“ nimmt es weg. Der Abschnitt gibt es erst nach dem ersten Speichern.
10. Wer diese Leistung erbringt, legen Sie auf der Kartei jedes Teammitglieds fest, unter „Erbrachte Leistungen“ (Kapitel Team und Zeiten).
11. Um eine Leistung zu entfernen, öffnen Sie ihre Kartei und klicken unten rechts auf „Löschen“: „Diese Leistung löschen? Bereits gebuchte Termine bleiben bestehen.“

3. Team und Zeiten

Jede Person, die Ihre Kunden buchen, hat eine Kartei, einen Wochenplan und ihren Urlaub. Arbeiten Sie allein, legen Sie Ihre eigene Kartei an: Ohne sie ist kein Zeitfenster buchbar.

1. Öffnen Sie im Menü, Abschnitt „Angebot“, „Team“ („Die Personen, die Ihre Kunden buchen können.“). Die leere Seite sagt „Noch niemand. Fügen Sie das erste Mitglied hinzu.“ Klicken Sie auf „Neues Mitglied“.
2. Füllen Sie „Name“ aus. „E-Mail-Adresse“ und „Telefon“ sind optional. „Vorstellung“ schreiben Sie je Sprache, sie ist „Sichtbar auf Ihrer Buchungsseite.“
3. „Farbe im Kalender“: sechs Punkte. „Gesprochene Sprachen“: Français, Nederlands, English, Deutsch, „Um Kunden an die richtige Person zu verweisen.“ Die gewählten Sprachen erscheinen abgekürzt (FR NL) in der Teamliste.
4. „Erbrachte Leistungen“: „Wählen Sie aus, was diese Person übernimmt.“ Dieser Block erscheint erst, wenn Sie Leistungen angelegt haben; kommen Sie nach dem vorigen Kapitel hierher zurück.
5. „Puffer um Termine“: Minuten „davor“ und „danach“ jedem Termin, in Schritten von 5 und bis 120, „Aufräumen, Desinfektion, Notizen“.
6. „Online buchbar“ ist beim Anlegen gewählt; abgewählt trägt die Person den Vermerk „Ausgeblendet“ in der Liste. Klicken Sie auf „Speichern“.
7. Für die Zeiten öffnen Sie die Kartei erneut („Mitglied bearbeiten“) und klicken oben rechts auf „Zeiten“. Die Seite „Zeiten · Vorname“ listet die Tage von Montag bis Sonntag; ein Tag ohne Zeitfenster zeigt „Geschlossen“.
8. Klicken Sie an einem Tag auf „Zeitfenster hinzufügen“: Ein Zeitfenster von 09:00 bis 17:00 erscheint, ändern Sie beide Uhrzeiten. Für eine Mittagspause setzen Sie zwei Zeitfenster auf denselben Tag (09:00 bis 12:00, dann 13:00 bis 17:00); das × rechts von einem Zeitfenster entfernt es.
9. Klicken Sie auf „Zeiten speichern“: Die Meldung „Zeiten gespeichert.“ bestätigt. Ein Zeitfenster, das vor seinem Beginn endet, wird abgelehnt: „Jedes Zeitfenster muss nach seinem Beginn enden.“
10. Weiter unten „Urlaub und Sperrungen“ („Abweichungen vom Plan: Urlaub, Sonderzeiten, gesperrte Zeitfenster.“): Wählen Sie „Urlaub (geschlossen)“, „Sonderzeiten“ oder „Gesperrtes Zeitfenster“, die Daten „Vom“ und „bis“, die Uhrzeiten für die letzten beiden Arten, einen „Grund (optional)“, dann „Hinzufügen“. Die Schaltfläche bleibt grau, solange das Startdatum leer ist; ohne Enddatum gilt der Eintrag nur für den Starttag. Jeden Eintrag der Liste entfernen Sie mit seinem × nach „Diesen Eintrag löschen?“.
11. Um die Termine dieser Person in ihrem Google Kalender oder Outlook zu sehen, gehen Sie auf ihrer Kartei zu „Kalender-Synchronisierung“ und klicken auf „Google Kalender verbinden“ oder „Outlook verbinden“, jeweils nur einen. Die Meldung „Google Kalender verbunden.“ oder „Outlook verbunden.“ bestätigt; „Trennen“ kappt die Verbindung. Dieser Abschnitt verlangt den Pro-Tarif: Darunter zeigt er „Die Kalender-Synchronisierung ist ab dem Pro-Tarif verfügbar.“
12. Um eine Person zu entfernen, öffnen Sie ihre Kartei und klicken auf „Löschen“: „Dieses Mitglied aus dem Team entfernen?“ Hängen Termine an ihr, lehnt Kallli ab: „An dieser Person hängen Termine. Blenden Sie sie aus, statt sie zu löschen.“

4. Schließzeiten und Urlaub

Eine Schließzeit gilt für den ganzen Betrieb: Sie geht den Zeiten aller vor. Der Urlaub einer einzelnen Person wird auf ihrer Seite „Zeiten“ geregelt.

1. Öffnen Sie im Menü, Abschnitt „Einstellungen“, „Schließzeiten“ („Zeiträume, in denen der ganze Betrieb geschlossen ist: Sie haben Vorrang vor den Arbeitszeiten und Abwesenheiten jedes Mitarbeiters.“). Die leere Seite sagt „Keine Schließzeiten geplant.“
2. Geben Sie unter der Liste „Vom“ und „Bis“ an (ein einzelner Tag: zweimal dasselbe Datum), einen „Grund (optional)“ mit höchstens 120 Zeichen, und klicken Sie auf „Schließzeit hinzufügen“. Ein Ende vor dem Beginn wird abgelehnt: „Das Ende muss nach dem Beginn liegen.“
3. Jede Schließzeit erscheint mit ihren Daten ausgeschrieben („Vom 24. Dezember 2026 bis 2. Januar 2027“, oder das einzelne Datum für einen Tag), dem Grund darunter und einer Schaltfläche „Löschen“: „Diese Schließzeit entfernen? Die Zeitfenster werden wieder buchbar.“

5. Der Kalender im Alltag

Der Kalender ist der Bildschirm, den Sie morgens öffnen und offen lassen. Er liest sich in der Ortszeit Ihres Betriebs, und jede Geste im Raster setzt, verschiebt oder entfernt etwas ohne Formular.

1. Öffnen Sie „Kalender“ im Menü. Oben links bewegen „Heute“ und die beiden Pfeile den Zeitraum vor oder zurück; rechts drei Ansichten: „Tag“, „Woche“, „Monat“. Allein öffnet der Kalender auf der Woche; mit mehreren Mitarbeitern öffnet er auf dem Tag, mit einer Spalte je Mitarbeiter, jede in ihrer Farbe.
2. Die Ansicht „Monat“ zählt die Termine jedes Tages; tippen Sie auf ein Feld, um diesen Tag zu öffnen.
3. Um einen Termin mit einem Tippen einzutragen, tippen Sie auf eine freie Stelle im Raster: Der Text „Tippen Sie auf eine freie Stelle, um einen Termin einzutragen“ erinnert darüber daran. Das Formular „Neuer Termin“ öffnet im Modus „Genaue Uhrzeit“ mit Tag, Uhrzeit und Mitarbeiter der Spalte bereits ausgefüllt. Die Schaltfläche „Neuer Termin“ oben rechts öffnet dasselbe Formular.
4. Wählen Sie in „Neuer Termin“ die „Leistung“, den „Mitarbeiter“, das „Datum“ und die „Uhrzeit“, auf die Minute. In „Genaue Uhrzeit“ wird der Termin auch außerhalb der Zeiten oder in der Vergangenheit eingetragen; nur ein anderer Termin zur selben Zeit verhindert das. Die Schaltfläche „Vorgeschlagene Termine“ wechselt zu den von Kallli berechneten Zeitfenstern, mit „Egal“ als möglichem Mitarbeiter.
5. Wählen Sie den Kunden: „Bestehender Kunde“ mit dem Feld „Name oder E-Mail suchen“, oder „Neuer Kunde“ mit „Vorname“, „Nachname“, dann „E-Mail“ oder „Telefon“ (eines von beiden genügt) und seiner Sprache. Fügen Sie bei Bedarf „Interne Notizen“ hinzu, dann „Buchen“. Der Kalender kehrt zum Tag des Termins zurück.
6. Um einen bestätigten Termin zu verschieben, greifen Sie ihn mit der Maus und ziehen ihn zu einer anderen Uhrzeit, einem anderen Tag oder einer anderen Mitarbeiterspalte. Mit dem Finger halten Sie einen Moment gedrückt, bevor Sie ziehen. Liegt das Ziel außerhalb der Verfügbarkeit des Mitarbeiters, fragt Kallli „Diese Zeit liegt außerhalb der Verfügbarkeit des Mitarbeiters. Den Termin verschieben?“. Die Taste Esc lässt den Termin an seinem Platz.
7. Um eine Pause zu setzen, tippen Sie oben im Raster auf die Schaltfläche „Pause“: Sie wird zu „Tippen Sie auf eine Stelle“. Tippen Sie auf eine freie Stelle und wählen Sie dann die Dauer, von „15 Min.“ bis „90 Min.“. Mit dem Finger öffnet ein langes Drücken auf eine freie Stelle dieselbe Auswahl. Tippen Sie auf eine Pause, um sie zu entfernen; Kallli fragt „Diese Pause entfernen? Die Zeit wird wieder buchbar.“. Sie setzen Pausen für jedes Teammitglied.
8. Tippen Sie auf einen Termin, um seine Kartei zu öffnen: Status („Bestätigt“, „Ausstehend“, „Wahrgenommen“, „Nicht erschienen“, „Abgesagt“), „Datum“, „Kunde“ (der Name führt zu seiner Kartei), „Mitarbeiter“, „Preis“ und „Anzahlung geleistet:“, falls vorhanden, „Notizen des Kunden“ und „Interne Notizen“. Unten listet „Verlauf“, wer was wann getan hat, mit „Vorher“ und „Nachher“ bei jeder Verschiebung.
9. Ist die Uhrzeit vorbei, fragt die Kartei „Ist der Kunde gekommen?“: „Wahrgenommen“ oder „Nicht erschienen“. „Nicht erschienen“ verlangt eine Bestätigung, denn der Absenzzähler des Kunden steigt auf seiner Kartei. „Zurück auf bestätigt“ macht diese Wahl rückgängig.
10. Zum Verschieben tippen Sie auf „Verschieben“: Wählen Sie ein Datum, einen Mitarbeiter oder „Egal“, ein Zeitfenster, dann „Verschieben bestätigen“. Der Kunde erhält eine E-Mail mit der neuen Uhrzeit.
11. Zum Absagen tippen Sie auf „Termin absagen“, geben einen „Grund (optional)“ an, dann „Absage bestätigen“. Der Kunde erhält eine Absage-E-Mail, und eine etwaige Anzahlung wird ihm erstattet.

6. Kunden

Jede Person, die bei Ihnen bucht, hat eine Kartei, mit oder ohne E-Mail. Die Liste durchsuchen Sie nach Name, Adresse oder Nummer, und Sie exportieren sie in eine Datei, die Sie mitnehmen.

1. Öffnen Sie „Kunden“ im Menü. Die Liste ist nach Namen sortiert, mit E-Mail oder Telefon, der Zahl der „Termine“, „Nicht erschienen“, wenn es welche gibt, und dem Abzeichen „Gesperrt“, falls zutreffend. Das Feld „Name, E-Mail oder Nummer suchen“ sucht eine Nummer allein nach ihren Ziffern: „0470 12 34“ findet „+32 470 12 34 56“.
2. Tippen Sie auf „Neuer Kunde“: „Vorname“, „Nachname“, „E-Mail“, „Telefon“ (der Text „Geben Sie mindestens die E-Mail oder die Telefonnummer an.“ nennt die Regel: eines von beiden genügt), „Sprache der Mitteilungen“, „Interne Notizen“, das Kästchen „Marketing akzeptiert“, dann „Kunde anlegen“.
3. Die Kartei zeigt „Kunde seit“ einem Datum, seinen „Kontakt“, seine „Termine“ und „Nicht erschienen“, seinen „Verlauf“ an Terminen. „Termin buchen“ öffnet „Neuer Termin“ mit diesem Kunden bereits gewählt; „Bearbeiten“ öffnet seine Daten. Die „Interne Notizen“ speichern Sie mit „Speichern“. „Online-Buchung sperren“ hindert diesen Kunden daran, über Ihre Seite zu buchen (ein Termin aus dem Kalender bleibt möglich); „Entsperren“ stellt es wieder her.
4. „Importieren (CSV)“ übernimmt Ihren Kundenstamm aus einer Datei und „Termine importieren“ Ihre kommenden Termine: Beide sind im Kapitel Von einer anderen Software kommen beschrieben.
5. „Exportieren (CSV)“ lädt Ihren ganzen Kundenstamm herunter, mit Semikolon getrennt, in Excel lesbar.

7. Von einer anderen Software kommen

Zwei CSV-Importe übernehmen, was Sie anderswo hatten: Ihre Kunden, dann Ihre kommenden Termine. Den Rest machen wir mit Ihnen.

1. Exportieren Sie Ihre Kunden aus Ihrer bisherigen Software, als CSV. Klicken Sie in „Kunden“ auf „Importieren (CSV)“: Die Seite sagt „CSV-Datei mit Kopfzeile: Vorname, Nachname, dann E-Mail oder Telefon, eines von beiden genügt. Falls vorhanden: Sprache, Notizen. Bekannte Karteien werden übersprungen, Ihre bestehenden Karteien bleiben unverändert.“ „Vorlage herunterladen“ gibt kunden.csv zum Abschreiben; wählen Sie Ihre Datei in „CSV-Datei“. Sie darf höchstens 1 MB groß sein.
2. Der Bericht zählt die angelegten Karteien, die bereits bekannten und übersprungenen Karteien, die Duplikate in der Datei und die ungültigen Zeilen, jede mit „Zeile N:“ und ihrem Grund: „E-Mail-Adresse fehlt oder ist ungültig“, „Vor- oder Nachname fehlt“ oder „weder gültige E-Mail-Adresse noch gültige Telefonnummer“.
3. Exportieren Sie Ihre kommenden Termine. Unter dem Kundenimport öffnet der Link „Importieren Sie auch Ihre kommenden Termine“ „Termine importieren“, das die gleichnamige Schaltfläche auch aus dem Kalender öffnet. Die Seite beschreibt das Format unter „Erwartetes Format: eine Kopfzeile, dann ein Termin pro Zeile“: datum („2026-09-03, 03/09/2026 oder 03.09.2026“), uhrzeit („14:30, 14h30 oder 9h, in der Ortszeit Ihres Betriebs.“), dauer, leistung, mitarbeiter, kunde, email, telefon, bemerkung.
4. Die Kopfzeile wird in den vier Sprachen gelesen, ohne Rücksicht auf Akzente oder Groß- und Kleinschreibung: date oder datum; heure, time, uur oder uhrzeit; prestation, dienst, service oder leistung; praticien, medewerker, staff oder mitarbeiter; client, klant, customer oder kunde. Eine Spalte debut, start oder begin mit Datum und Uhrzeit zusammen geht auch. Die Uhrzeit schreiben Sie als 14:30, 14h30 oder 14u30.
5. Leistung und Mitarbeiter werden über ihren Namen zugeordnet, wie er in Kallli steht, in einer beliebigen Ihrer Sprachen; der Mitarbeiter kann fehlen, wenn nur eine Person die Leistung anbietet. Ohne Namen der Leistung genügt eine Dauer, die genau zu einer Leistung passt. Eine bestehende Kundenkartei wird übernommen, sonst angelegt.
6. „Vorlage herunterladen“ gibt termine.csv mit zwei Beispielen. Wählen Sie Ihre Datei in „CSV-Datei“: Die Vorschau listet jede Zeile mit „Wann“, „Leistung“, „Mitarbeiter“, „Kunde“ und „Ergebnis“, entweder „Bereit“ oder der Grund der Ablehnung: „Datum oder Uhrzeit unlesbar“, „Leistung nicht gefunden“, „mehrere Leistungen passen“, „Mitarbeiter nicht gefunden“, „dieser Mitarbeiter bietet diese Leistung nicht an“, „überschneidet sich mit einem bestehenden Termin“, „überschneidet sich mit einer anderen Zeile der Datei“, „bereits vergangen“. Es wird nichts geschrieben, solange Sie nicht auf „N Termine importieren“ klicken.
7. Was nicht übernommen wird: die vergangenen Termine („Vergangene Termine werden übersprungen.“), die Bewertungen Ihrer Kunden und der Verlauf ihrer Zahlungen. Importierte Termine sind von Anfang an bestätigt, es geht keine E-Mail an den Kunden, seine Erinnerungen werden wie bei den anderen eingeplant, und die Öffnungszeiten werden nicht geprüft.
8. Wechseln Sie von einer anderen Software zu Kallli, begleiten wir Sie dabei: Senden Sie Ihren Export an info@at-cg.be, und wir bereiten die Datei mit Ihnen vor, bis Ihre kommenden Termine in Ihrem Kalender stehen.

8. Ihre öffentliche Seite

Ihre Buchungsseite liegt unter einer Kallli-Adresse, in Ihren Farben, in den Sprachen, die Sie gewählt haben. Dieses Kapitel beschreibt, was Sie einstellen und was der Kunde auf der anderen Seite sieht.

1. Ihre Seite liegt unter kallli.be/<sprache>/b/<ihre-adresse>, der bei der Registrierung unter „Adresse Ihrer Seite“ gewählten Adresse. Sie finden sie in „Erscheinungsbild“, Abschnitt „Auf Ihrer Website einbetten“, im Code zum Kopieren wieder.
2. Öffnen Sie „Erscheinungsbild“ im Menü. Unter „Logo“ lädt „Datei wählen“ ein PNG, JPEG oder WebP mit höchstens 1,5 MB hoch; „Logo entfernen“ nimmt es weg. Im Starter-Tarif sagt der Kasten „Ein eigenes Logo ist ab dem Pro-Tarif verfügbar.“. Unter „Banner“ setzt „Banner wählen“ das breite Bild oben auf Ihre Seite, Buchung und Shop.
3. Auf derselben Seite bietet „Farben“ „Hauptfarbe“, „Hintergrund“, „Text“ und den Regler „Rundung der Schaltflächen“; „Standardfarben wiederherstellen“ kehrt zum Türkis von Kallli zurück. „Schrift“ bietet einige Auswahlmöglichkeiten, „Standard“ inbegriffen. „Begrüßungstexte“ enthält die „Willkommensnachricht“, die „Fußzeile“ und die „Bedingungen des Hauses“, jeweils in jeder Sprache Ihrer Seite. Tippen Sie auf „Speichern“. Die „Vorschau“ rechts folgt jeder Änderung; „Vorschausprache“ wechselt ihre Sprache.
4. Weiter unten gibt „Auf Ihrer Website einbetten“ den Code eines iframes zum Einfügen auf Ihrer eigenen Website; „Code kopieren“ legt ihn in die Zwischenablage. „Eigenes CSS“ ist dem Business-Tarif vorbehalten.
5. „Eigene Domain“ im Menü liefert Ihre Seite unter Ihrer eigenen Adresse aus: Geben Sie „Ihre Domain“ ein, dann „Speichern“. Folgen Sie „1. Richten Sie Ihre Domain auf Kallli“ (CNAME-Eintrag bei Ihrem DNS-Host) und „2. Weisen Sie nach, dass die Domain Ihnen gehört“ (TXT-Eintrag mit dem angezeigten „Name“ und „Wert“), dann tippen Sie auf „Überprüfen“, bis Sie „Domain überprüft und aktiv.“ lesen. „Domain entfernen“ kehrt zur Kallli-Adresse zurück. Dieser Bildschirm verlangt den Business-Tarif, der für später angekündigt ist: Solange er nicht da ist, zeigt er „Eine eigene Domain ist mit dem Business-Tarif verfügbar.“.
6. Auf Kundenseite passt die Buchung in vier Schritte auf einer Seite: „Leistung“ (Name, Dauer, Preis, Bild), „Mitarbeiter“ („Keine Präferenz“ oder ein Name; der Schritt entfällt, wenn nur eine Person die Leistung anbietet), „Datum und Uhrzeit“ (ein Kalender hebt die Tage mit einem freien Zeitfenster hervor, dann erscheinen die Uhrzeiten), „Ihre Daten“ („Vorname“, „Nachname“, „E-Mail-Adresse“ als Pflicht, „Telefon“, „Anmerkung (optional)“, „Promocode (optional)“ mit „Anwenden“). Der Kunde tippt auf „Termin bestätigen“. Haben Sie Bedingungen geschrieben, bindet der Satz „Mit der Buchung akzeptieren Sie die Bedingungen des Hauses“ sie ein.
7. Der Kunde landet auf „Termin bestätigt“ mit „Zum Kalender hinzufügen“, „Diesen Termin verschieben“ und „Diesen Termin stornieren“. Er erhält die E-Mail „Ihr Termin am {date}“ mit der Schaltfläche „Ändern oder absagen“, dann vor der Uhrzeit „Erinnerung: Ihr Termin bei {businessName}“ mit demselben Link. Online verschieben oder stornieren bleibt bis zur auf der Leistung eingestellten Frist möglich („Stornierung oder Verschiebung möglich bis N Stunden vorher“); danach liest er „Die Frist für die Online-Stornierung ist abgelaufen. Kontaktieren Sie {businessName}.“.

9. Zahlungen empfangen

Das Geld Ihrer Kunden geht auf Ihr Mollie-Konto, ohne Provision für Kallli. Sobald das Konto verbunden ist, entscheidet jede Leistung, ob sie eine Anzahlung verlangt, und eine Absage durch den Betrieb erstattet von selbst.

1. Öffnen Sie „Zahlungen“ im Menü. Der Kasten „Mollie“ erklärt, was das Konto ermöglicht: Bancontact, iDEAL, PayPal, Karten. Tippen Sie auf „Mollie verbinden“: Kallli schickt Sie zu Mollie, um Ihre Zustimmung zu geben, und bringt Sie dann mit der Meldung „Ihr Mollie-Konto ist verbunden.“ und dem Abzeichen „Konto verbunden“ hierher zurück. „Neu verbinden“ startet denselben Weg bei Bedarf erneut.
2. Stellen Sie die Anzahlung Leistung für Leistung in „Leistungen“ ein: Öffnen Sie die Leistung und wählen Sie unter „Vorauszahlung“ „Keine“, „Anzahlung“ oder „Gesamtbetrag“. Bei „Anzahlung“ wählen Sie „Prozentsatz“ oder „Fester Betrag“ und füllen „Höhe der Anzahlung“ aus. Das Feld „Stornierung oder Verschiebung möglich bis N Stunden vorher“ legt die Frist fest, in der der Kunde noch online stornieren oder verschieben kann. Speichern Sie die Leistung.
3. Auf Kundenseite schickt die Schaltfläche „Termin bestätigen“ ihn auf die Zahlungsseite von Mollie, wenn die Leistung eine Anzahlung verlangt und Mollie verbunden ist. Bei der Rückkehr liest er „Termin bestätigt“; hat Mollie noch nicht geantwortet, zeigt die Seite „Ihre Zahlung wird bestätigt. Laden Sie diese Seite gleich neu.“. Ohne verbundenes Mollie wird dieselbe Leistung ohne Zahlung gebucht.
4. Solange die Anzahlung nicht bezahlt ist, steht der Termin „Ausstehend“ in Ihrem Kalender. Der Kunde hat fünfzehn Minuten; danach wird das Zeitfenster frei und der Verlauf des Termins vermerkt „hat den Zeitslot freigegeben, die Anzahlung ging nicht rechtzeitig ein“. Nach der Zahlung zeigt die Kartei des Termins „Anzahlung geleistet:“ mit dem Betrag.
5. Zum Erstatten genügt es, von der Kartei des Termins aus abzusagen: „Termin absagen“, dann „Absage bestätigen“. Der Kasten sagt es: „Der Kunde erhält eine Absage-E-Mail. Eine etwaige Anzahlung wird erstattet.“. Die Erstattung geht ohne weiteres Zutun von Ihnen auf das Zahlungsmittel des Kunden. Ein Kunde, der selbst innerhalb der Frist storniert, wird auf dieselbe Weise erstattet.

10. Workshops und Pakete

Ein Workshop ist eine Reihe an festen Daten: Der Kunde meldet sich einmal an und kommt zu allen Terminen. Pakete, Sitzungspakete, die auf der öffentlichen Seite verkauft werden, haben keinen Bildschirm zum Anlegen in Ihrem Arbeitsbereich: Dieses Kapitel beschreibt die Workshops.

1. Öffnen Sie „Workshops“ im Menü, Abschnitt „Angebot“, und klicken Sie auf „Neuer Workshop“.
2. Füllen Sie „Name des Workshops“ und „Beschreibung“ in jeder Sprache Ihrer Seite aus, dann „Preis pro Person“ und „Plätze für die Reihe“. Wählen Sie „Auf Ihrer Seite sichtbar“ und klicken Sie auf „Speichern“. Sie landen auf der Kartei des Workshops.
3. Wählen Sie im Abschnitt „Termine“ „Datum“, „Beginn“, „Ende“ und „Geleitet von“, dann klicken Sie auf „Termin hinzufügen“. Jeder Termin blockiert den Kalender des gewählten Mitarbeiters. Ein Termin in der Vergangenheit wird abgelehnt, und die Endzeit muss nach der Startzeit liegen.
4. Der Zähler oben auf der Kartei, zum Beispiel „3 / 8 Plätze“, verfolgt die Anmeldungen. Sobald ein sichtbarer Workshop einen kommenden Termin hat, zeigt Ihre öffentliche Seite die Kachel „Melden Sie sich für einen Workshop an“. Der Kunde klickt auf „Melden Sie sich an“, wählt „Anzahl der Plätze“, gibt Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon an und klickt auf „Bestätigen Sie die Anmeldung“. Er erhält eine E-Mail.
5. Im Abschnitt „Anmeldungen“ gibt die Schaltfläche „Anmeldung stornieren“ die Plätze frei und benachrichtigt den Kunden per E-Mail. Die Zeile bleibt durchgestrichen in der Liste.
6. Bei einem Termin entfernt „Löschen“ ein Datum ohne Angemeldete. „Termin absagen“ gibt den Kalenderplatz des Mitarbeiters frei und benachrichtigt die Angemeldeten per E-Mail. Ein Termin mit Anmeldungen lässt sich nicht löschen: Sagen Sie ihn ab.
7. Die Schaltfläche „Löschen“ unten auf der Kartei löscht den Workshop. Kallli lehnt ab, solange aktive Anmeldungen bestehen.

11. Geschenkkarten und Promocodes

Eine Geschenkkarte wird an der Theke angelegt oder online verkauft und dann bei Ihnen oder im Shop eingelöst. Ein Promocode senkt eine Buchung oder eine Bestellung.

1. Öffnen Sie „Geschenkkarten“ im Menü, Abschnitt „Angebot“. Die Seite öffnet mit „Gutschein einlösen“, der Geste jedes Besuchs, dann mit „Neue Karte“.
2. Um eine Karte an der Theke zu verkaufen: Geben Sie „Betrag (€)“ ein, bei Bedarf „Ablaufdatum (optional)“ und „Interne Notiz (optional)“, und klicken Sie auf „Karte anlegen“. Der Code erscheint einmal unter „Geben Sie diesen Code dem Kunden:“. Kopieren Sie ihn, bevor Sie die Seite verlassen.
3. Für den Onlineverkauf: Ihre öffentliche Seite zeigt „Einen Gutschein verschenken“ in der Fußzeile und die Kachel „Verschenken Sie einen Gutschein“, sobald Ihr Mollie-Konto verbunden ist. Der Käufer wählt „Ein Betrag“, „Eine Leistung“ oder „Ein Artikel“, füllt „Ihr Name“, „Ihre E-Mail“, „Name der beschenkten Person“, „E-Mail der beschenkten Person“, ein Wort dazu, das Datum „Gutschein senden am“ aus und klickt auf „Bezahlen und schenken“. Die beschenkte Person erhält ihren Code per E-Mail am gewählten Datum; der Käufer erhält seinen Beleg mit der Zahlung.
4. Zum Einlösen an der Theke: Tippen Sie den Code in „Gutscheincode“ und klicken Sie auf „Suchen“. Das Guthaben erscheint mit dem Zustand der Karte. Bei einem Wertgutschein geben Sie „Abzuziehender Betrag (€)“ an oder klicken auf „Das ganze Guthaben“, fügen eine „Notiz (optional)“ hinzu und klicken auf „Einlösen“. Die Meldung „Einlösung erfasst“ nennt den Rest.
5. Bei einem Gutschein auf eine Leistung oder einen Artikel ist die einzige Schaltfläche „Als eingelöst markieren“: Der Gutschein geht auf einmal weg, unabhängig vom Preis des Tages. Unter jedem Gutschein listet „Letzte Bewegungen“ die Ausstellung, die Bestellungen und die Einlösungen. „Weiteren Gutschein einlösen“ leert das Feld.
6. Im Shop gibt der Kunde seinen Code selbst in „Promocode oder Geschenkkarte“ ein, dann „Anwenden“: Der Betrag geht vom Warenkorb ab.
7. In der Liste der Karten zeigt jede Zeile das Guthaben gegenüber dem ausgestellten Betrag. „Deaktivieren“ sperrt den Code, „Aktivieren“ öffnet ihn wieder, „Löschen“ löscht ihn; Kallli warnt, wenn ein Guthaben bleibt.
8. Promocodes: Öffnen Sie „Promocodes“ im Menü, dann „Neuer Code“. Geben Sie „Code“ ein, wählen Sie „Geltungsbereich“ („Buchungen und Shop“, „Buchungen“ oder „Shop“), „Typ“ („Prozentsatz“ oder „Fester Betrag“), den Wert in „Rabatt (%)“ oder „Rabatt (€)“, dann bei Bedarf „Mindestbetrag (€)“, „Anzahl Verwendungen“, „Vom“ und „Bis“. Klicken Sie auf „Code anlegen“.
9. Der Kunde tippt den Code bei der Buchung in „Promocode (optional)“, dann „Anwenden“, oder im Shop in „Promocode oder Geschenkkarte“. Die Liste zählt die Verwendungen; „Deaktivieren“, „Aktivieren“ und „Löschen“ verwalten jeden Code.

12. Der Shop

Der Shop verkauft Ihre Artikel online, zur Abholung vor Ort oder per Versand. Er ist ein eigenes Produkt neben der Buchung, mit seinem eigenen Preis im Abonnement.

1. Aktivieren Sie den Shop. Er wird beim Öffnen des Kontos unter „Was bieten Sie an?“ gewählt oder später in „Abonnement“ mit „Shop abonnieren“. Ohne ihn fehlt „Shop“ im Menü.
2. Öffnen Sie „Shop“ im Menü, Abschnitt „Angebot“, und klicken Sie auf „Neuer Artikel“. Füllen Sie „Name“ und „Beschreibung“ in jeder Sprache aus, „Preis“, „MwSt.“ (21, 12, 6 oder 0 %), „Bestand“, wählen Sie eine „Kategorie“, falls Sie welche haben, wählen Sie „In Ihrem Shop sichtbar“ und klicken Sie auf „Speichern“.
3. Auf der Kartei des Artikels, Abschnitt „Bilder“: Klicken Sie auf „Bild hinzufügen“. Sechs Bilder PNG, JPEG oder WebP mit höchstens 1,5 MB; das erste trägt das Etikett „Miniatur“ und dient im Shop. „Entfernen“ nimmt ein Bild weg.
4. Abschnitt „Varianten“ für eine Größe, eine Farbe oder einen Inhalt: Geben Sie „Bezeichnung“ ein, einen „Eigener Preis“, wenn der Preis vom Artikel abweicht, „Bestand“, dann klicken Sie auf „Variante hinzufügen“. Sobald eine Variante besteht, wird der Bestand Zeile für Zeile verwaltet: Ändern Sie eine Zeile und klicken Sie auf „Speichern“ oder „Löschen“.
5. Klicken Sie oben im Shop auf „Kategorien“. Geben Sie unter „Neue Kategorie“ einen „Name“ je Sprache an, wählen Sie „Zuordnung“ („Kategorie der ersten Ebene“ oder eine bestehende Kategorie, um eine Unterkategorie anzulegen) und klicken Sie auf „Kategorie anlegen“. Jede Zeile ordnen Sie mit „Nach oben“ und „Nach unten“ neu, ändern sie mit „Umbenennen“, löschen sie mit „Löschen“.
6. Klicken Sie auf „Versandeinstellungen“. Die Abholung vor Ort wird jedem Kunden angeboten. Wählen Sie „Versand anbieten“, um „Versandkosten (€)“ und „Kostenloser Versand ab (€)“ zu öffnen, leer, wenn Sie ihn nicht schenken. Wählen Sie „Zahlung vor Ort erlauben“, wenn der Kunde bei der Abholung an der Theke zahlen kann. Klicken Sie auf „Speichern“.
7. Auf Kundenseite erscheint die Kachel „Entdecken Sie den Shop“ auf Ihrer Seite, sobald ein Artikel sichtbar ist. Der Kunde klickt auf „In den Warenkorb“, dann „Warenkorb ansehen“, wählt „Abholung vor Ort“ oder „Versand“, gibt einen Code in „Promocode oder Geschenkkarte“ ein, wählt „Online“ oder „Vor Ort, bei Abholung“ und klickt auf „Bestellen“.
8. Öffnen Sie „Bestellungen“ im Menü, Abschnitt „Aktivität“. Jede Zeile zeigt das Datum, den Kunden, die Zahl der Artikel, „Abholung“ oder „Versand“, den Status und die Summe. Klicken Sie auf eine Bestellung für ihre Kartei.
9. Auf der Kartei: „Als bezahlt markieren“ für eine vor Ort zu zahlende Bestellung; „Als versandt markieren“ öffnet „Transporteur“ und „Sendungsnummer“, dann „Versand bestätigen“; „Als übergeben markieren“ schließt die Bestellung ab. „Bestellung stornieren“ bringt den Bestand zurück in den Verkauf; „Stornieren und erstatten“ erstattet dem Kunden zusätzlich.

13. Erinnerungen und Nachrichten

Kallli schreibt Ihren Kunden bei der Buchung, vor dem Termin, bei der Absage und bei der Verschiebung. Sie wählen die Zeitpunkte, Sie können die Texte umschreiben, und ein Protokoll bewahrt jede Sendung.

1. Öffnen Sie „Buchung“ im Menü, Abschnitt „Einstellungen“. Klicken Sie unter „Erinnerungen vor dem Termin“ auf die gewünschten Zeitpunkte, zum Beispiel „1 T vorher“ oder „2 Std. vorher“, höchstens zwei. Jeder gewählte Zeitpunkt zeigt seinen Kanal, „E-Mail“. Stellen Sie auch „Mindestvorlauf für Buchungen“ in Stunden ein, dann klicken Sie auf „Speichern“.
2. Die Erinnerungen per SMS sind fertig, aber die Option ist vorerst nicht geöffnet: Die Auswahl „SMS“ und „Beide“ und das Feld „SMS-Aufladungen“ erscheinen nicht. An dem Tag, an dem sie öffnet, kaufen Sie SMS als Aufladungen von 100 bis 1000 Nachrichten auf der Seite „Abonnement“, und das Guthaben verfällt nicht.
3. Öffnen Sie „E-Mail-Vorlagen“ im Menü, ab dem Pro-Tarif. Sechs E-Mails klappen auf: „Terminbestätigung“, „Erinnerung“, „Absage“, „Verschiebung“, „Bitte um Bewertung“, „Nachfassen nach Absenz“. Schreiben Sie für jede „Betreff“ und „Nachrichtentext“ in den Sprachen Ihrer Seite; eine leere Sprache behält die Standardvorlage, darunter unter „Standardvorlage:“ angezeigt. Verwenden Sie die Variablen {name}, {businessName}, {date}, {time} und {url}, die beim Versand ersetzt werden.
4. Klicken Sie unter dem Block auf „Speichern“. Eine umgeschriebene Vorlage trägt das Etikett „Angepasst“; „Zurück zur Standardvorlage“ löscht sie nach Bestätigung in allen Sprachen.
5. Öffnen Sie „Mitteilungen“ im Menü, Abschnitt „Aktivität“: die letzten 100 Sendungen, E-Mail und SMS, mit Empfänger, Datum, Art („Erinnerung 24 Std. vorher“, „Terminbestätigung“, „Neuer Termin (an Sie)“ …) und Status „Gesendet“, „Fehlgeschlagen“ oder „In Warteschlange“. Ein Fehlschlag zeigt die Fehlermeldung.

14. Statistiken

Eine Seite, Ihre letzten dreißig Tage, vier Zahlen und zwei Listen.

1. Öffnen Sie „Statistiken“ im Menü, Abschnitt „Aktivität“. Vier Karten fassen die letzten 30 Tage zusammen: „Termine“, „Geschätzter Umsatz“, „Neue Kunden“ und „Ausfallquote“.
2. Das Diagramm „Termine pro Tag“ zeigt das Volumen Tag für Tag, und „Meistgebuchte Leistungen“ ordnet Ihre Leistungen nach der Zahl der Termine.
3. Der Umsatz ist „Geschätzt auf wahrgenommene Termine, vor Rabatten.“: Er folgt dem, was Sie auf jeder Terminkartei als „Wahrgenommen“ oder „Nicht erschienen“ markieren.

15. Konto und Sicherheit

Ihre Anmeldewege, die Bestätigung in zwei Schritten, die verbundenen Geräte, das Abonnement und seine Rechnungen, der Export Ihrer Kunden und der API-Zugang.

1. Öffnen Sie „Anmeldung“ im Menü, Abschnitt „Einstellungen“. Die erste Liste zeigt Ihre Wege hinein: Google, Microsoft und „Passwort“. Die Schaltfläche „Entfernen“ neben dem Passwort ist nur aktiv, wenn ein anderer Weg verknüpft ist.
2. Um Ihr Passwort zu ändern, gehen Sie über den Anmeldebildschirm: Klicken Sie auf „Passwort vergessen?“, geben Sie Ihre Adresse ein und klicken Sie auf „Link senden“. Der Link öffnet „Neues Passwort“; mindestens zwölf Zeichen, dann „Speichern“.
3. Abschnitt „Bestätigung in zwei Schritten“: Geben Sie „Ihr Passwort“ ein und klicken Sie auf „Aktivieren“; ein Konto, das über Google oder Microsoft hereinkommt, ohne Passwort, sieht nur die Schaltfläche „Aktivieren“. Scannen Sie den Code mit Ihrer Authenticator-App oder geben Sie den Schlüssel ein, der unter „Ohne Kamera geben Sie diesen Schlüssel ein:“ steht. Tippen Sie den „Von der App angezeigter Code“ ein und klicken Sie auf „Bestätigen“. Notieren Sie „Ihre Wiederherstellungscodes“, die nur einmal angezeigt werden, dann klicken Sie auf „Notiert“.
4. Bei der nächsten Anmeldung fragt Kallli nach dem „Sechsstelliger Code“, dann „Prüfen“; ohne Telefon „Wiederherstellungscode verwenden“. Um den zweiten Schritt abzuschalten, geben Sie Ihr Passwort ein (das Konto ohne Passwort hat nur die Schaltfläche) und klicken auf „Deaktivieren“.
5. Abschnitt „Offene Sitzungen“: Jedes verbundene Gerät erscheint mit seinem Öffnungsdatum und seiner Adresse; Ihres trägt „Dieses Gerät“. Klicken Sie in einer Zeile auf „Abmelden“ oder auf „Überall abmelden“, dann „Abmelden“, um alle anderen zu schließen.
6. Öffnen Sie „Abonnement“. Klicken Sie unter „Rechnungsdaten“ auf „Ändern“, füllen Sie „Firmenname“, „Unternehmensnummer“, „USt-IdNr.“, „Adresse“, „Postleitzahl“, „Stadt“, „Land“ aus und klicken Sie auf „Speichern“. Ohne diese Angaben lässt sich kein Abonnement abschließen.
7. Lesen Sie unter „Aktueller Tarif“ Ihren Status und die Fälligkeit. Wählen Sie unter „Wählen Sie einen Tarif“ „Monatlich“ oder „Jährlich“, klicken Sie dann auf „Abonnieren“ auf der Karte Starter oder Pro und bestätigen Sie mit „Bestätigen“: Die Zahlungsseite von Mollie öffnet sich. Business zeigt „Demnächst“. Für ein erstes Abonnement senkt ein „Gutscheincode“, eingegeben und dann „Anwenden“, die erste Zahlung.
8. Zum Gehen: „Abonnement kündigen“, dann „Kündigung bestätigen“. Ihre Funktionen bleiben bis zum Ende des bezahlten Zeitraums aktiv. Den Shop abonnieren und kündigen Sie getrennt mit „Shop abonnieren“ und „Shop kündigen“. Unter „Rechnungen“ lesen Sie jede Rechnung mit „Herunterladen“; sie geht auch über das Peppol-Netz.
9. Um Ihre Daten mitzunehmen, öffnen Sie „Kunden“ und klicken auf „Exportieren (CSV)“: Die Datei öffnet sich in Excel mit Ihren Kundenkarteien.
10. Öffnen Sie „API und Webhooks“, dem Business-Tarif vorbehalten. Geben Sie dem Schlüssel einen Namen und klicken Sie auf „Schlüssel erstellen“; kopieren Sie ihn sofort, er wird nicht erneut angezeigt. „Widerrufen“ kappt einen Schlüssel. Geben Sie unter „Webhooks“ „Ziel-URL (https)“ ein, wählen Sie die „Ereignisse“ (booking.created, booking.cancelled, booking.rescheduled, order.paid, order.shipped, order.cancelled) und klicken Sie auf „Webhook hinzufügen“; kopieren Sie das einmal angezeigte Geheimnis. Jeden Webhook pausieren Sie mit „Deaktivieren“ und löschen ihn mit „Löschen“.

16. Häufige Fragen