Goed van start met Kallli

1. Uw account en uw omgeving aanmaken

Het account vraagt drie velden, een e-mail bevestigt het adres, en daarna opent één instellingenscherm uw omgeving. Reken op vijf minuten.

1. Klik op kallli.be rechtsboven op “Probeer gratis”. U komt op het scherm “Maak uw account aan”, dat “14 dagen proberen, zonder bankkaart.” aankondigt.
2. Vul “Uw naam”, “E-mailadres” en “Wachtwoord” in (“Minimaal 12 tekens.”) en klik op “Mijn account aanmaken”. Een wachtwoord dat in een openbaar datalek voorkomt, wordt geweigerd met “Dit wachtwoord komt voor in een bekend datalek. Kies een ander.”
3. Liever een bestaand account? Onder “of” maken de knoppen “Doorgaan met Google” en “Doorgaan met Microsoft” het account aan zonder wachtwoord. Bevestigt Google of Microsoft uw adres niet, dan vertrekt een verificatielink per e-mail en het aanmeldscherm zegt het u.
4. Na “Mijn account aanmaken” toont het scherm “Bevestig eerst uw e-mailadres voordat u zich aanmeldt.” Open de e-mail “Bevestig uw e-mailadres” en klik op “Mijn adres bevestigen”. De link geldt 24 uur en opent meteen uw sessie.
5. Komt de e-mail niet aan? Voer op het scherm “Inloggen” uw gegevens in en klik op “Inloggen”: de melding komt terug met de knop “Verificatiemail opnieuw versturen”. Na het versturen zegt het scherm “E-mail verstuurd. Kijk ook in uw ongewenste berichten.”
6. De eerste aanmelding opent “Laten we uw platform instellen” (“Vier instellingen, en uw reserveringspagina staat klaar.”). Vink onder “Wat biedt u aan?” “Reservering” (afspraken, workshops, pakketten) en/of “Winkel” (artikelen online verkopen) aan. Minstens een van beide; u kunt dit later wijzigen.
7. Vul “Naam van uw zaak” in (de naam die uw klanten kennen) en “Adres van uw pagina”: letters, cijfers en koppeltekens, 3 tot 60 tekens. Onder het veld toont “Uw pagina komt op:” kallli.be/nl/b/uw-adres. Een adres dat al in gebruik is, geeft “Dit adres is al in gebruik.”
8. Kies de “Tijdzone” (Brussel wordt voorgesteld), vink de “Talen op uw pagina” aan uit Français, Nederlands, English en Deutsch, en dan de “Standaardtaal” uit de aangevinkte talen. De taal waarin u het scherm leest, is al aangevinkt en kan niet als laatste worden weggehaald.
9. Klik op “Opslaan en doorgaan”. U komt op het overzicht; het menu links is ingedeeld in “Activiteit”, “Aanbod” en “Instellingen”. Zolang dit scherm niet is bevestigd, brengt elke aanmelding u hier terug.

2. Uw diensten aanmaken

Een dienst is een naam, een duur en een prijs die uw klanten online reserveren. De rest (voorschot, afbeelding, categorie) komt erbij wanneer u het nodig hebt.

1. Open in het menu, deel “Aanbod”, “Diensten” (“Wat uw klanten kunnen reserveren.”). De lege pagina zegt “Nog geen diensten. Maak de eerste aan.” Klik op “Nieuwe dienst”.
2. “Naam”: wat de klant in de lijst leest. Heeft uw pagina meerdere talen, dan verschijnen tabbladen FR, NL, EN of DE boven het veld; een stip markeert de al ingevulde. De naam is verplicht in elke actieve taal: anders kleurt het tabblad rood met “De vertaling in het FR is verplicht.” bij het opslaan.
3. “Omschrijving” en “Categorie” volgen dezelfde logica per taal. De categorie dient “Om diensten op uw pagina te groeperen.”
4. “Duur” kiest u uit een lijst van 15 tot 180 minuten (15, 20, 30, 45, 60, 75, 90, 120, 150, 180). “Prijs” voert u in euro in, met komma of punt.
5. “Kleur in de agenda”: zes stippen, de kleur die de afspraak in het rooster krijgt. “Online reserveerbaar” staat bij het aanmaken aan; uitgevinkt krijgt de dienst de vermelding “Verborgen” in de lijst en verdwijnt ze van uw publieke pagina.
6. “Vooruitbetaling”: “Geen”, “Voorschot” of “Volledig bedrag”. Kies bij “Voorschot” “Percentage” of “Vast bedrag” en vul “Bedrag van het voorschot” in. De tekst onder de knoppen zegt: “Geïnd bij de reservering zodra onlinebetalingen actief zijn.” (zie het hoofdstuk Betalingen ontvangen).
7. “Annuleren of verplaatsen mogelijk tot” een aantal “uur vooraf” (standaard 24, hoogstens 720) en “Reserveringsvenster” een aantal “dagen vooruit” (standaard 60, hoogstens 365), “Hoe ver in de toekomst uw klanten kunnen reserveren.”
8. Klik op “Opslaan”. U keert terug naar de lijst, die elke dienst toont met haar kleurstip, haar duur en haar prijs.
9. Open de dienst opnieuw (“Dienst bewerken”) voor het deel “Afbeelding”, onder het formulier: “Afbeelding kiezen” aanvaardt “PNG, JPEG of WebP, maximaal 1,5 MB. Ideaal: 1200 × 600 px, liggend formaat.”; “Afbeelding verwijderen” haalt ze weg. Dit deel bestaat pas na de eerste keer opslaan.
10. Wie deze dienst uitvoert, regelt u op de fiche van elk teamlid, onder “Uitgevoerde diensten” (hoofdstuk Uw team en zijn uren).
11. Om een dienst weg te halen, opent u haar fiche en klikt u rechtsonder op “Verwijderen”: “Deze dienst verwijderen? Reeds geboekte afspraken blijven ongewijzigd.”

3. Uw team en zijn uren

Elke persoon die uw klanten boeken, heeft een fiche, een weekrooster en verlof. Werkt u alleen, maak dan uw eigen fiche aan: zonder fiche is geen enkel tijdslot boekbaar.

1. Open in het menu, deel “Aanbod”, “Team” (“De mensen die uw klanten kunnen boeken.”). De lege pagina zegt “Nog niemand. Voeg het eerste lid toe.” Klik op “Nieuw lid”.
2. Vul “Naam” in. “E-mailadres” en “Telefoon” zijn optioneel. “Voorstelling” schrijft u per taal en is “Zichtbaar op uw reserveringspagina.”
3. “Kleur in de agenda”: zes stippen. “Gesproken talen”: Français, Nederlands, English, Deutsch, “Om een klant naar de juiste persoon te leiden.” De aangevinkte talen staan afgekort (FR NL) in de teamlijst.
4. “Uitgevoerde diensten”: “Vink aan wat deze persoon kan doen.” Dit blok verschijnt alleen als u al diensten hebt aangemaakt; kom hier terug na het vorige hoofdstuk.
5. “Marge rond afspraken”: minuten “ervoor” en “erna” elke afspraak, per 5 en tot 120, “opruimen, ontsmetten, notities”.
6. “Online boekbaar” staat bij het aanmaken aan; uitgevinkt krijgt de persoon de vermelding “Verborgen” in de lijst. Klik op “Opslaan”.
7. Voor de uren opent u de fiche opnieuw (“Lid bewerken”) en klikt u rechtsboven op “Uren”. De pagina “Uren · Voornaam” toont de dagen van maandag tot zondag; een dag zonder blok toont “Gesloten”.
8. Klik op een dag op “Blok toevoegen”: een blok van 09:00 tot 17:00 verschijnt, pas beide uren aan. Voor een middagpauze zet u twee blokken op dezelfde dag (09:00 tot 12:00 en dan 13:00 tot 17:00); het × rechts van een blok haalt het weg.
9. Klik op “Uren opslaan”: de melding “Uren opgeslagen.” bevestigt. Een blok dat eindigt voor het begint, wordt geweigerd: “Elk blok moet eindigen na het begin.”
10. Lager staat “Verlof en blokkeringen” (“Afwijkingen van het schema: vakantie, uitzonderlijke uren, geblokkeerde blokken.”): kies “Verlof (gesloten)”, “Uitzonderlijke uren” of “Geblokkeerd blok”, de data “Van” en “tot”, de uren voor de laatste twee soorten, een “Reden (optioneel)”, en dan “Toevoegen”. De knop blijft grijs zolang de begindatum leeg is; zonder einddatum geldt de afwijking voor de begindag alleen. Elke regel in de lijst haalt u weg met haar × na “Deze regel verwijderen?”.
11. Om de afspraken van deze persoon in haar Google Agenda of Outlook te zien, gaat u op haar fiche naar “Agendasynchronisatie” en klikt u op “Google Agenda koppelen” of “Outlook koppelen”, één tegelijk. De melding “Google Agenda gekoppeld.” of “Outlook gekoppeld.” bevestigt; “Ontkoppelen” verbreekt de koppeling. Dit deel vraagt het Pro-abonnement: daaronder toont het “Agendasynchronisatie is beschikbaar vanaf het Pro-abonnement.”
12. Om iemand weg te halen, opent u haar fiche en klikt u op “Verwijderen”: “Dit lid uit het team verwijderen?” Hangen er afspraken aan, dan weigert Kallli: “Aan deze persoon hangen afspraken. Verberg in plaats van te verwijderen.”

4. Sluitingen en verlof

Een sluiting geldt voor de hele zaak: ze gaat voor op ieders uren. Het verlof van één persoon regelt u op haar pagina “Uren”.

1. Open in het menu, deel “Instellingen”, “Sluitingen” (“De periodes waarin de zaak volledig sluit: ze hebben voorrang op de uurroosters en afwezigheden van elke medewerker.”). De lege pagina zegt “Geen sluitingen gepland.”
2. Geef onder de lijst “Van” en “Tot” op (één dag: tweemaal dezelfde datum), een “Reden (optioneel)” van hoogstens 120 tekens, en klik op “Sluiting toevoegen”. Een einde vóór het begin wordt geweigerd: “Het einde moet na het begin liggen.”
3. Elke sluiting staat met haar data voluit (“Van 24 december 2026 tot 2 januari 2027”, of de ene datum voor één dag), de reden eronder, en een knop “Verwijderen”: “Deze sluiting verwijderen? De tijdsloten worden opnieuw boekbaar.”

5. De agenda elke dag

De agenda is het scherm dat u ’s ochtends opent en open laat. Hij leest in de tijd van uw zaak, en elk gebaar op het rooster zet, verplaatst of haalt iets weg zonder formulier.

1. Open “Agenda” in het menu. Linksboven doen “Vandaag” en de twee pijlen de periode vooruit of achteruit gaan; rechts staan drie weergaven: “Dag”, “Week”, “Maand”. Alleen opent de agenda op de week; met meerdere medewerkers opent hij op de dag, met een kolom per medewerker, elk in zijn kleur.
2. De weergave “Maand” telt de afspraken per dag; tik op een vak om die dag te openen.
3. Om met één tik een afspraak te zetten, tikt u op een vrij moment in het rooster: de tekst “Tik op een vrij moment om een afspraak te zetten” herinnert eraan erboven. Het formulier “Nieuwe afspraak” opent in de stand “Exact tijdstip” met de dag, het uur en de medewerker van de kolom al ingevuld. De knop “Nieuwe afspraak” rechtsboven opent hetzelfde formulier.
4. Kies in “Nieuwe afspraak” de “Behandeling”, de “Medewerker”, de “Datum” en het “Tijdstip”, op de minuut. In “Exact tijdstip” komt de afspraak er ook buiten de uren of in het verleden; alleen een andere afspraak op hetzelfde tijdstip houdt dat tegen. De knop “Voorgestelde tijdsloten” schakelt over naar de tijdsloten die Kallli berekent, met “Geen voorkeur” als mogelijke medewerker.
5. Kies de klant: “Bestaande klant” met het veld “Zoek een naam of e-mailadres”, of “Nieuwe klant” met “Voornaam”, “Naam”, dan “E-mail” of “Telefoon” (een van beide volstaat) en zijn taal. Voeg zo nodig “Interne notities” toe, dan “Boeken”. De agenda keert terug naar de dag van de afspraak.
6. Om een bevestigde afspraak te verplaatsen, neemt u ze met de muis en sleept u ze naar een ander uur, een andere dag of een andere kolom. Met de vinger houdt u even ingedrukt voor u sleept. Valt het doel buiten de beschikbaarheid van de medewerker, dan vraagt Kallli “Dit tijdstip valt buiten de beschikbaarheid van de medewerker. De afspraak verplaatsen?”. De toets Esc laat de afspraak op haar plaats.
7. Om een pauze te zetten, tikt u bovenaan het rooster op de knop “Pauze”: die wordt “Tik op een moment”. Tik op een vrij moment en kies dan de duur, van “15 min” tot “90 min”. Met de vinger opent een lange druk op een vrij moment dezelfde keuze. Tik op een pauze om ze weg te halen; Kallli vraagt “Deze pauze verwijderen? Het moment wordt opnieuw boekbaar.”. U zet pauzes voor elk teamlid.
8. Tik op een afspraak om haar fiche te openen: status (“Bevestigd”, “In afwachting”, “Afgerond”, “Niet gekomen”, “Geannuleerd”), “Datum”, “Klant” (de naam leidt naar zijn fiche), “Medewerker”, “Prijs” en “Voorschot betaald:” als er een is, “Notities van de klant” en “Interne notities”. Onderaan toont “Geschiedenis” wie wat wanneer deed, met “Voor” en “Na” bij elke verplaatsing.
9. Is het uur voorbij, dan vraagt de fiche “Is de klant gekomen?”: “Gekomen” of “Niet gekomen”. “Niet gekomen” vraagt bevestiging, want de afwezigheidsteller van de klant stijgt op zijn fiche. “Terug naar bevestigd” maakt die keuze ongedaan.
10. Om te verzetten, tikt u op “Verzetten”: kies een datum, een medewerker of “Geen voorkeur”, een tijdslot, dan “Verzetten bevestigen”. De klant ontvangt een e-mail met het nieuwe tijdstip.
11. Om te annuleren, tikt u op “Afspraak annuleren”, geeft u een “Reden (optioneel)” en dan “Annulering bevestigen”. De klant ontvangt een annuleringsmail en een eventueel voorschot wordt hem terugbetaald.

6. Uw klanten

Elke persoon die bij u reserveert, heeft een fiche, met of zonder e-mail. De lijst doorzoekt u op naam, adres of nummer, en u exporteert ze in een bestand dat u meeneemt.

1. Open “Klanten” in het menu. De lijst is gesorteerd op naam, met e-mail of telefoon, het aantal “Afspraken”, “Niet gekomen” als dat voorkomt, en de badge “Geblokkeerd” waar nodig. Het veld “Zoek een naam, e-mail of nummer” zoekt een nummer op zijn cijfers alleen: “0470 12 34” vindt “+32 470 12 34 56”.
2. Tik op “Nieuwe klant”: “Voornaam”, “Naam”, “E-mail”, “Telefoon” (de tekst “Vul minstens het e-mailadres of het telefoonnummer in.” zegt de regel: een van beide volstaat), “Taal van de berichten”, “Interne notities”, het vakje “Marketing geaccepteerd”, dan “Klant aanmaken”.
3. De fiche toont “Klant sinds” een datum, zijn “Contactgegevens”, zijn “Afspraken” en “Niet gekomen”, zijn “Geschiedenis” van afspraken. “Afspraak maken” opent “Nieuwe afspraak” met deze klant al gekozen; “Bewerken” opent zijn gegevens. De “Interne notities” slaat u op met “Opslaan”. “Online reserveren blokkeren” belet deze klant om vanaf uw pagina te reserveren (een afspraak vanuit de agenda blijft mogelijk); “Deblokkeren” herstelt.
4. “Importeren (CSV)” neemt uw klantenbestand uit een bestand over, en “Afspraken importeren” uw komende afspraken: beide staan beschreven in het hoofdstuk Overstappen van andere software.
5. “Exporteren (CSV)” downloadt uw hele klantenbestand, met puntkomma als scheidingsteken, leesbaar in Excel.

7. Overstappen van andere software

Twee CSV-imports nemen over wat u elders had: uw klanten, dan uw komende afspraken. De rest doen wij samen met u.

1. Exporteer uw klanten uit uw vorige software, als CSV. Klik in “Klanten” op “Importeren (CSV)”: de pagina zegt “CSV-bestand met een kopregel: voornaam, naam, dan e-mail of telefoon, een van beide volstaat. Als u ze heeft: taal, notities. Bekende fiches worden overgeslagen, uw bestaande fiches veranderen niet.” “Sjabloon downloaden” geeft klanten.csv om over te nemen; kies uw bestand in “CSV-bestand”. Het mag hoogstens 1 MB groot zijn.
2. Het verslag telt de aangemaakte fiches, de al bekende en overgeslagen fiches, de dubbels in het bestand en de ongeldige regels, elk met “Regel N:” en de reden: “e-mailadres ontbreekt of is ongeldig”, “voornaam of naam ontbreekt” of “geen geldig e-mailadres en geen geldig telefoonnummer”.
3. Exporteer uw komende afspraken. Onder de klantenimport opent de link “Importeer ook uw komende afspraken” “Afspraken importeren”, dat de knop met dezelfde naam ook vanuit de agenda opent. De pagina beschrijft het formaat onder “Verwacht formaat: een kopregel, dan een afspraak per regel”: datum (“2026-09-03, 03/09/2026 of 03.09.2026”), uur (“14:30, 14u30 of 9u, in de tijd van uw zaak.”), duur, dienst, medewerker, klant, email, telefoon, opmerking.
4. De kopregel wordt in de vier talen gelezen, zonder onderscheid in accenten of hoofdletters: date of datum; heure, time, uur of uhrzeit; prestation, dienst, service of leistung; praticien, medewerker, staff of mitarbeiter; client, klant, customer of kunde. Een kolom debut, start of begin met datum en uur samen kan ook. Het uur schrijft u als 14:30, 14h30 of 14u30.
5. De dienst en de medewerker worden gekoppeld op hun naam zoals die in Kallli staat, in eender welke van uw talen; de medewerker mag ontbreken als maar één persoon de dienst aanbiedt. Zonder naam van de dienst volstaat een duur die maar bij één dienst past. Een bestaande klantenfiche wordt hergebruikt, anders aangemaakt.
6. “Sjabloon downloaden” geeft afspraken.csv met twee voorbeelden. Kies uw bestand in “CSV-bestand”: het voorbeeld toont elke regel met “Wanneer”, “Dienst”, “Medewerker”, “Klant” en “Resultaat”, ofwel “Klaar”, ofwel de reden van de weigering: “datum of uur onleesbaar”, “dienst niet gevonden”, “meerdere diensten komen overeen”, “medewerker niet gevonden”, “deze medewerker biedt deze dienst niet aan”, “overlapt met een bestaande afspraak”, “overlapt met een andere regel van het bestand”, “al voorbij”. Er wordt niets geschreven zolang u niet op “N afspraken importeren” klikt.
7. Wat niet wordt overgenomen: de voorbije afspraken (“Voorbije afspraken worden overgeslagen.”), de beoordelingen van uw klanten en de geschiedenis van hun betalingen. Geïmporteerde afspraken zijn meteen bevestigd, er vertrekt geen e-mail naar de klant, zijn herinneringen worden ingepland zoals voor de andere, en de openingsuren worden niet gecontroleerd.
8. Stapt u van andere software over naar Kallli, dan staan wij klaar om u te begeleiden: stuur uw export naar info@at-cg.be en wij maken het bestand samen met u klaar, tot uw komende afspraken in uw agenda staan.

8. Uw publieke pagina

Uw reserveringspagina staat op een Kallli-adres, in uw kleuren, in de talen die u hebt aangevinkt. Dit hoofdstuk beschrijft wat u instelt en wat de klant aan de andere kant ziet.

1. Uw pagina staat op kallli.be/<taal>/b/<uw-adres>, het adres dat u bij de inschrijving koos onder “Adres van uw pagina”. U vindt het terug in “Uiterlijk”, deel “Insluiten op uw website”, in de code om te kopiëren.
2. Open “Uiterlijk” in het menu. Onder “Logo” laadt “Bestand kiezen” een PNG, JPEG of WebP van hoogstens 1,5 MB op; “Logo verwijderen” haalt het weg. In de Starter-formule zegt het kader “Een eigen logo is beschikbaar vanaf het Pro-abonnement.”. Onder “Banner” zet “Banner kiezen” de brede afbeelding bovenaan uw pagina, reservering en winkel.
3. Op dezelfde pagina biedt “Kleuren” “Hoofdkleur”, “Achtergrond”, “Tekst” en de schuifknop “Afronding van knoppen”; “Standaardkleuren herstellen” brengt het turkoois van Kallli terug. “Lettertype” biedt enkele keuzes, “Standaard” inbegrepen. “Welkomstteksten” bevat het “Welkomstbericht”, de “Voettekst” en de “Voorwaarden van de zaak”, elk in elke taal van uw pagina. Tik op “Opslaan”. Het “Voorbeeld” rechts volgt elke wijziging; “Voorbeeldtaal” verandert de taal ervan.
4. Lager geeft “Insluiten op uw website” de code van een iframe om op uw eigen site te plakken; “Code kopiëren” zet ze op het klembord. “Aangepaste CSS” is voorbehouden aan de Business-formule.
5. “Eigen domein” in het menu bedient uw pagina vanaf uw eigen adres: voer “Uw domein” in en dan “Opslaan”. Volg “1. Laat uw domein naar Kallli wijzen” (CNAME-record bij uw DNS-host) en “2. Bewijs dat het domein van u is” (TXT-record met de getoonde “Naam” en “Waarde”), en tik dan op “Verifiëren” tot u “Domein geverifieerd en actief.” leest. “Domein verwijderen” keert terug naar het Kallli-adres. Dit scherm vraagt de Business-formule, aangekondigd voor later: zolang die er niet is, toont het “Een eigen domein is beschikbaar met het Business-abonnement.”.
6. Aan de kant van de klant past de reservering in vier stappen op één pagina: “Dienst” (naam, duur, prijs, afbeelding), “Medewerker” (“Geen voorkeur” of een naam; de stap wordt overgeslagen als maar één persoon de dienst aanbiedt), “Datum en tijd” (een kalender licht de dagen met een vrij tijdslot op, daarna verschijnen de uren), “Uw gegevens” (“Voornaam”, “Naam”, “E-mailadres” verplicht, “Telefoon”, “Opmerking (optioneel)”, “Promocode (facultatief)” met “Toepassen”). De klant tikt op “Afspraak bevestigen”. Hebt u voorwaarden geschreven, dan verbindt de zin “Door te reserveren aanvaardt u de voorwaarden van de zaak” ze.
7. De klant komt op “Afspraak bevestigd” met “Toevoegen aan agenda”, “Deze afspraak verplaatsen” en “Deze afspraak annuleren”. Hij ontvangt de e-mail “Uw afspraak op {date}” met de knop “Wijzigen of annuleren”, en dan, voor het uur, “Herinnering: uw afspraak bij {businessName}” met dezelfde link. Online verplaatsen of annuleren blijft mogelijk tot de termijn die op de dienst staat (“Annuleren of verplaatsen mogelijk tot N uur vooraf”); daarna leest hij “De termijn om online te annuleren is verstreken. Neem contact op met {businessName}.”.

9. Betalingen ontvangen

Het geld van uw klanten gaat naar uw Mollie-account, zonder commissie voor Kallli. Zodra het account gekoppeld is, beslist elke dienst of ze een voorschot vraagt, en een annulering door de zaak betaalt vanzelf terug.

1. Open “Betalingen” in het menu. Het kader “Mollie” legt uit wat het account mogelijk maakt: Bancontact, iDEAL, PayPal, kaarten. Tik op “Mollie koppelen”: Kallli stuurt u naar Mollie om uw akkoord te geven en brengt u dan hier terug met de melding “Uw Mollie-account is gekoppeld.” en de badge “Account gekoppeld”. “Opnieuw koppelen” start zo nodig hetzelfde traject opnieuw.
2. Stel het voorschot dienst per dienst in, in “Diensten”: open de dienst en kies onder “Vooruitbetaling” “Geen”, “Voorschot” of “Volledig bedrag”. Kies bij “Voorschot” “Percentage” of “Vast bedrag” en vul “Bedrag van het voorschot” in. Het veld “Annuleren of verplaatsen mogelijk tot N uur vooraf” bepaalt de termijn waarin de klant nog online kan annuleren of verplaatsen. Sla de dienst op.
3. Aan de kant van de klant stuurt de knop “Afspraak bevestigen”, wanneer de dienst een voorschot vraagt en Mollie gekoppeld is, hem naar de betaalpagina van Mollie. Bij terugkomst leest hij “Afspraak bevestigd”; heeft Mollie nog niet geantwoord, dan toont de pagina “Uw betaling wordt bevestigd. Herlaad deze pagina zo dadelijk.”. Zonder gekoppelde Mollie wordt dezelfde dienst zonder betaling gereserveerd.
4. Zolang het voorschot niet is betaald, staat de afspraak “In afwachting” in uw agenda. De klant heeft vijftien minuten; daarna komt het tijdslot vrij en noteert de geschiedenis van de afspraak “heeft het tijdslot vrijgegeven, het voorschot is niet op tijd betaald”. Eenmaal betaald, toont de fiche van de afspraak “Voorschot betaald:” met het bedrag.
5. Om terug te betalen, annuleert u vanuit de fiche van de afspraak: “Afspraak annuleren”, dan “Annulering bevestigen”. Het kader zegt het: “De klant ontvangt een annuleringsmail. Een eventueel voorschot wordt terugbetaald.”. De terugbetaling gaat naar het betaalmiddel van de klant zonder verdere actie van u. Een klant die zelf binnen de termijn annuleert, wordt op dezelfde manier terugbetaald.

10. Workshops en pakketten

Een workshop is een reeks op vaste data: de klant schrijft zich één keer in en komt naar alle sessies. Pakketten, sessiekaarten die op de publieke pagina worden verkocht, hebben geen aanmaakscherm in uw omgeving: dit hoofdstuk beschrijft de workshops.

1. Open “Workshops” in het menu, deel “Aanbod”, en klik op “Nieuwe workshop”.
2. Vul “Naam van de workshop” en “Beschrijving” in elke taal van uw pagina in, dan “Prijs per persoon” en “Plaatsen voor de reeks”. Vink “Zichtbaar op uw pagina” aan en klik op “Opslaan”. U komt op de fiche van de workshop.
3. Kies in het deel “Sessies” “Datum”, “Begin”, “Einde” en “Gegeven door”, en klik op “Sessie toevoegen”. Elke sessie blokkeert de agenda van de gekozen medewerker. Een sessie in het verleden wordt geweigerd, en het eindtijdstip moet na het begintijdstip liggen.
4. De teller bovenaan de fiche, bijvoorbeeld “3 / 8 plaatsen”, volgt de inschrijvingen. Zodra een zichtbare workshop een komende sessie heeft, toont uw publieke pagina de tegel “Schrijf u in voor een workshop”. De klant klikt op “Schrijf u in”, kiest “Aantal plaatsen”, geeft voornaam, naam, e-mail, telefoon, en klikt op “Bevestig de inschrijving”. Hij ontvangt een e-mail.
5. In het deel “Inschrijvingen” maakt de knop “Inschrijving annuleren” de plaatsen vrij en verwittigt hij de klant per e-mail. De regel blijft doorstreept in de lijst staan.
6. Op een sessie haalt “Verwijderen” een datum zonder ingeschrevenen weg. “Sessie annuleren” maakt het tijdslot van de medewerker vrij en verwittigt de ingeschrevenen per e-mail. Een sessie met inschrijvingen kunt u niet verwijderen: annuleer ze.
7. De knop “Verwijderen” onderaan de fiche wist de workshop. Kallli weigert zolang er actieve inschrijvingen zijn.

11. Cadeaukaarten en promocodes

Een cadeaukaart maakt u aan de toonbank aan of verkoopt u online, en boekt u dan bij u of in de winkel af. Een promocode verlaagt een reservering of een bestelling.

1. Open “Cadeaukaarten” in het menu, deel “Aanbod”. De pagina opent op “Een bon afboeken”, het gebaar van elk bezoek, en dan op “Nieuwe kaart”.
2. Om een kaart aan de toonbank te verkopen: voer “Bedrag (€)” in, zo nodig “Vervaldatum (facultatief)” en “Interne notitie (facultatief)”, en klik op “Kaart aanmaken”. De code verschijnt één keer onder “Geef deze code aan de klant:”. Kopieer hem voor u de pagina verlaat.
3. Voor de onlineverkoop: uw publieke pagina toont “Een cadeaubon geven” in de voettekst en de tegel “Geef een cadeaubon” zodra uw Mollie-account gekoppeld is. De koper kiest “Een bedrag”, “Een dienst” of “Een artikel”, vult “Uw naam”, “Uw e-mail”, “Naam van de begunstigde”, “E-mail van de begunstigde”, een woordje erbij, de datum “Bon versturen op” in, en klikt op “Betalen en aanbieden”. De begunstigde ontvangt zijn code per e-mail op de gekozen datum; de koper ontvangt zijn ontvangstbewijs bij de betaling.
4. Om aan de toonbank af te boeken: typ de code in “Code van de bon” en klik op “Zoeken”. Het saldo verschijnt met de status van de kaart. Voor een bon met een bedrag geeft u “Af te boeken bedrag (€)” op of klikt u op “Het hele saldo”, voegt u een “Notitie (optioneel)” toe en klikt u op “Afboeken”. De melding “Afboeking geregistreerd” geeft de rest.
5. Voor een bon op naam, dienst of artikel, is de enige knop “Als gebruikt markeren”: de bon gaat in één keer weg, wat de prijs van vandaag ook is. Onder elke bon toont “Laatste bewegingen” de uitgifte, de bestellingen en de afboekingen. “Een andere bon afboeken” maakt het veld weer leeg.
6. In de winkel voert de klant zelf zijn code in bij “Promocode of cadeaukaart” en dan “Toepassen”: het bedrag gaat van de winkelmand af.
7. In de lijst van kaarten toont elke regel het saldo op het uitgegeven bedrag. “Uitschakelen” blokkeert de code, “Activeren” opent hem weer, “Verwijderen” wist hem; Kallli waarschuwt als er nog een saldo is.
8. Promocodes: open “Promocodes” in het menu en dan “Nieuwe code”. Voer “Code” in, kies “Bereik” (“Reserveringen en winkel”, “Reserveringen” of “Winkel”), “Type” (“Percentage” of “Vast bedrag”), de waarde in “Korting (%)” of “Korting (€)”, en zo nodig “Minimumbedrag (€)”, “Aantal keer bruikbaar”, “Van” en “Tot”. Klik op “Code aanmaken”.
9. De klant typt de code bij de reservering in “Promocode (facultatief)” en dan “Toepassen”, of in de winkel in “Promocode of cadeaukaart”. De lijst telt de gebruiken; “Uitschakelen”, “Activeren” en “Verwijderen” beheren elke code.

12. De winkel

De winkel verkoopt uw artikelen online, af te halen ter plaatse of te verzenden. Het is een product los van de reservering, met zijn eigen prijs in het abonnement.

1. Activeer de winkel. U vinkt ze aan bij het openen van het account, onder “Wat biedt u aan?”, of later in “Abonnement” met “Webshop nemen”. Zonder ontbreekt “Winkel” in het menu.
2. Open “Winkel” in het menu, deel “Aanbod”, en klik op “Nieuw artikel”. Vul “Naam” en “Omschrijving” in elke taal in, “Prijs”, “Btw” (21, 12, 6 of 0 %), “Voorraad”, kies een “Categorie” als u er hebt, vink “Zichtbaar in uw winkel” aan en klik op “Opslaan”.
3. Op de fiche van het artikel, deel “Afbeeldingen”: klik op “Afbeelding toevoegen”. Zes afbeeldingen PNG, JPEG of WebP van hoogstens 1,5 MB; de eerste draagt het label “Miniatuur” en dient in de winkel. “Verwijderen” haalt een afbeelding weg.
4. Deel “Varianten” voor een maat, een kleur of een inhoud: voer “Label” in, een “Eigen prijs” als de prijs verschilt van het artikel, “Voorraad”, en klik op “Variant toevoegen”. Zodra een variant bestaat, beheert u de voorraad regel per regel: pas een regel aan en klik op “Opslaan”, of “Verwijderen”.
5. Klik bovenaan de winkel op “Categorieën”. Geef onder “Nieuwe categorie” een “Naam” per taal, kies “Koppeling” (“Categorie van het eerste niveau” of een bestaande categorie om een subcategorie te maken) en klik op “Categorie aanmaken”. Elke regel verschuift u met “Omhoog” en “Omlaag”, wijzigt u met “Hernoemen”, wist u met “Verwijderen”.
6. Klik op “Leveringsinstellingen”. Afhalen ter plaatse wordt aan elke klant aangeboden. Vink “Verzending aanbieden” aan om “Verzendkosten (€)” en “Gratis levering vanaf (€)” te openen, leeg als u ze niet aanbiedt. Vink “Betaling ter plaatse toestaan” aan als de klant aan de balie kan betalen bij het afhalen. Klik op “Opslaan”.
7. Aan de kant van de klant verschijnt de tegel “Ontdek de winkel” op uw pagina zodra een artikel zichtbaar is. De klant klikt op “In de winkelmand”, dan op “Winkelmand bekijken”, kiest “Afhalen ter plaatse” of “Levering”, voert een code in bij “Promocode of cadeaukaart”, kiest “Online” of “Ter plaatse, bij afhaling”, en klikt op “Bestellen”.
8. Open “Bestellingen” in het menu, deel “Activiteit”. Elke regel toont de datum, de klant, het aantal artikelen, “Afhaling” of “Verzending”, de status en het totaal. Klik op een bestelling voor haar fiche.
9. Op de fiche: “Als betaald markeren” voor een bestelling die ter plaatse wordt betaald; “Als verzonden markeren” opent “Vervoerder” en “Trackingnummer”, dan “Verzending bevestigen”; “Als overhandigd markeren” sluit de bestelling af. “Bestelling annuleren” zet de voorraad terug in de verkoop; “Annuleren en terugbetalen” betaalt de klant bovendien terug.

13. Herinneringen en berichten

Kallli schrijft uw klanten bij de reservering, vóór de afspraak, bij annulering en bij verzetting. U kiest de momenten, u kunt de teksten herschrijven, en een logboek bewaart elke verzending.

1. Open “Reserveren” in het menu, deel “Instellingen”. Klik onder “Herinneringen vóór de afspraak” op de gewenste momenten, bijvoorbeeld “1 d vooraf” of “2 u vooraf”, hoogstens twee. Elk aangevinkt moment toont zijn kanaal, “E-mail”. Stel ook “Minimale reserveringstermijn” in uren in, en klik op “Opslaan”.
2. De herinneringen per sms zijn klaar, maar de optie is voorlopig niet open: de keuzes “Sms” en “Beide” en het paneel “Sms-herladingen” verschijnen niet. De dag dat ze opent, koopt u sms per herlading van 100 tot 1000 berichten op de pagina “Abonnement”, en het tegoed vervalt niet.
3. Open “E-mailsjablonen” in het menu, vanaf het Pro-abonnement. Zes e-mails klappen open: “Afspraakbevestiging”, “Herinnering”, “Annulering”, “Verzetting”, “Vraag om een beoordeling”, “Opvolging na afwezigheid”. Schrijf voor elk “Onderwerp” en “Berichttekst” in de talen van uw pagina; een lege taal behoudt het standaardsjabloon, eronder getoond onder “Standaardsjabloon:”. Gebruik de variabelen {name}, {businessName}, {date}, {time} en {url}, vervangen bij het versturen.
4. Klik op “Opslaan” onder het blok. Een herschreven sjabloon draagt het label “Aangepast”; “Terug naar het standaardsjabloon” wist het in alle talen na bevestiging.
5. Open “Meldingen” in het menu, deel “Activiteit”: de 100 laatste verzendingen, e-mail en sms, met de ontvanger, de datum, het type (“Herinnering 24 u vooraf”, “Afspraakbevestiging”, “Nieuwe afspraak (naar u)”…) en de status “Verzonden”, “Mislukt” of “In wachtrij”. Een mislukking toont de foutmelding.

14. Statistieken

Eén pagina, uw laatste dertig dagen, vier cijfers en twee lijsten.

1. Open “Statistieken” in het menu, deel “Activiteit”. Vier kaarten vatten de laatste 30 dagen samen: “Afspraken”, “Geschatte omzet”, “Nieuwe klanten” en “Verzuimpercentage”.
2. De grafiek “Afspraken per dag” toont het volume dag per dag, en “Meest geboekte diensten” rangschikt uw diensten op aantal afspraken.
3. De omzet is “Geschat op voltooide afspraken, vóór kortingen.”: hij volgt wat u als “Gekomen” of “Niet gekomen” markeert op elke afspraakfiche.

15. Account en beveiliging

Uw aanmeldmethodes, de verificatie in twee stappen, de verbonden apparaten, het abonnement en zijn facturen, de export van uw klanten en de API-toegang.

1. Open “Aanmelden” in het menu, deel “Instellingen”. De eerste lijst toont uw manieren om binnen te komen: Google, Microsoft en “Wachtwoord”. De knop “Verwijderen” naast het wachtwoord werkt alleen als een andere methode gekoppeld is.
2. Om uw wachtwoord te wijzigen, gaat u via het aanmeldscherm: klik op “Wachtwoord vergeten?”, voer uw adres in en klik op “Link versturen”. De link opent “Nieuw wachtwoord”; minimaal twaalf tekens, dan “Opslaan”.
3. Deel “Verificatie in twee stappen”: voer “Uw wachtwoord” in en klik op “Inschakelen”; een account dat via Google of Microsoft binnenkomt, zonder wachtwoord, ziet alleen de knop “Inschakelen”. Scan de code met uw authenticatie-app, of voer de sleutel in die onder “Zonder camera voert u deze sleutel in:” staat. Typ de “Code uit de app” en klik op “Bevestigen”. Noteer “Uw herstelcodes”, die maar één keer worden getoond, en klik op “Genoteerd”.
4. Bij de volgende aanmelding vraagt Kallli de “Code van zes cijfers” en dan “Verifiëren”; zonder telefoon, “Een herstelcode gebruiken”. Om de tweede stap uit te zetten, voert u uw wachtwoord in (het account zonder wachtwoord heeft alleen de knop) en klikt u op “Uitschakelen”.
5. Deel “Open sessies”: elk verbonden apparaat staat er met zijn openingsdatum en zijn adres; het uwe draagt “Dit apparaat”. Klik op “Afmelden” op een regel, of op “Overal afmelden” en dan “Afmelden” om alle andere te sluiten.
6. Open “Abonnement”. Klik onder “Facturatiegegevens” op “Wijzigen”, vul “Maatschappelijke naam”, “Ondernemingsnummer”, “Btw-nummer”, “Adres”, “Postcode”, “Stad”, “Land” in en klik op “Opslaan”. Zonder deze gegevens kunt u geen abonnement nemen.
7. Lees onder “Huidige formule” uw status en de vervaldatum. Kies onder “Kies een formule” “Maandelijks” of “Jaarlijks”, klik dan op “Abonneren” op de kaart Starter of Pro en bevestig met “Bevestigen”: de betaalpagina van Mollie opent. Business toont “Binnenkort”. Voor een eerste abonnement verlaagt een “Promocode”, ingevoerd en dan “Toepassen”, de eerste betaling.
8. Om te vertrekken: “Abonnement opzeggen” en dan “Opzegging bevestigen”. Uw functies blijven actief tot het einde van de betaalde periode. De winkel neemt en zegt u apart op met “Webshop nemen” en “Webshop opzeggen”. Onder “Facturen” leest u elke factuur met “Downloaden”; ze vertrekt ook via het Peppol-netwerk.
9. Om uw gegevens mee te nemen, opent u “Klanten” en klikt u op “Exporteren (CSV)”: het bestand opent in Excel met uw klantenfiches.
10. Open “API en webhooks”, voorbehouden aan het Business-plan. Geef de sleutel een naam en klik op “Sleutel aanmaken”; kopieer hem meteen, hij wordt niet meer getoond. “Intrekken” schakelt een sleutel uit. Voer onder “Webhooks” “Bestemmings-URL (https)” in, vink de “Evenementen” aan (booking.created, booking.cancelled, booking.rescheduled, order.paid, order.shipped, order.cancelled) en klik op “Webhook toevoegen”; kopieer het geheim dat één keer wordt getoond. Elke webhook zet u op pauze met “Uitschakelen” en wist u met “Verwijderen”.

16. Veelgestelde vragen