Bien démarrer avec Kallli

1. Créer son compte et son espace

Le compte se crée en trois champs, un e-mail confirme l’adresse, puis un seul écran de réglages ouvre votre espace. Comptez cinq minutes.

1. Sur kallli.be, cliquez « Essayez gratuitement » en haut à droite. Vous arrivez sur l’écran « Créer votre compte », qui annonce « 14 jours d’essai, sans carte bancaire. »
2. Remplissez « Votre nom », « Adresse e-mail » et « Mot de passe » (« 12 caractères minimum. »), puis cliquez « Créer mon compte ». Un mot de passe connu des fuites publiques est refusé avec le message « Ce mot de passe figure dans une fuite connue. Choisissez-en un autre. »
3. Vous préférez un compte existant ? Sous « ou », les boutons « Continuer avec Google » et « Continuer avec Microsoft » créent le compte sans mot de passe. Si Google ou Microsoft n’atteste pas votre adresse, un lien de vérification part par e-mail et l’écran de connexion vous le dit.
4. Après « Créer mon compte », l’écran affiche « Vérifiez votre adresse e-mail avant de vous connecter. » Ouvrez l’e-mail « Confirmez votre adresse e-mail » et cliquez « Confirmer mon adresse ». Le lien vaut 24 heures et ouvre votre session dans la foulée.
5. L’e-mail n’arrive pas ? Sur l’écran « Connexion », entrez vos identifiants et cliquez « Se connecter » : le message revient avec le bouton « Renvoyer l’e-mail de vérification ». Après l’envoi, l’écran dit « E-mail envoyé. Regardez aussi vos indésirables. »
6. La première connexion ouvre « Configurons votre plateforme » (« Quatre réglages, et votre page de réservation est prête. »). Sous « Que proposez-vous ? », cochez « Réservation » (rendez-vous, ateliers, forfaits) et/ou « Boutique » (vente d’articles en ligne). Il en faut au moins un ; vous pourrez changer plus tard.
7. Renseignez « Nom de votre établissement » (celui que vos clients connaissent) et « Adresse de votre page » : lettres, chiffres et tirets, de 3 à 60 caractères. Sous le champ, « Votre page sera à cette adresse : » montre kallli.be/fr/b/votre-adresse. Une adresse déjà utilisée renvoie « Cette adresse est déjà prise. »
8. Choisissez le « Fuseau horaire » (Bruxelles est proposé), cochez les « Langues de votre page » parmi Français, Nederlands, English et Deutsch, puis la « Langue par défaut » parmi celles cochées. La langue dans laquelle vous lisez l’écran est déjà cochée et ne peut pas être la dernière retirée.
9. Cliquez « Enregistrer et continuer ». Vous arrivez sur le tableau de bord ; le menu de gauche s’organise en « Activité », « Offre » et « Réglages ». Tant que cet écran n’est pas validé, chaque connexion y ramène.

2. Poser ses prestations

Une prestation, c’est un nom, une durée et un prix que vos clients réservent en ligne. Le reste (acompte, image, catégorie) s’ajoute quand vous en avez besoin.

1. Dans le menu, section « Offre », ouvrez « Prestations » (« Ce que vos clients pourront réserver. »). La page vide dit « Aucune prestation pour l’instant. Créez la première. » Cliquez « Nouvelle prestation ».
2. « Nom » : ce que le client lit dans la liste. Si votre page a plusieurs langues, des onglets FR, NL, EN ou DE apparaissent au-dessus du champ ; une pastille marque ceux déjà remplis. Le nom est exigé dans chaque langue activée : sinon l’onglet passe en rouge avec « La traduction en NL est obligatoire. » à l’enregistrement.
3. « Description » et « Catégorie » suivent la même logique par langue. La catégorie sert « Pour regrouper les prestations sur votre page. »
4. « Durée » se choisit dans une liste de 15 à 180 minutes (15, 20, 30, 45, 60, 75, 90, 120, 150, 180). « Prix » se saisit en euros, avec virgule ou point.
5. « Couleur dans l’agenda » : six pastilles, la couleur que prendra le rendez-vous dans le planning. « Réservable en ligne » est cochée à la création ; décochée, la prestation porte la mention « Masquée » dans la liste et disparaît de votre page publique.
6. « Prépaiement » : « Aucun », « Acompte » ou « Montant total ». Avec « Acompte », choisissez « Pourcentage » ou « Montant fixe » et saisissez « Montant de l’acompte ». Le texte sous les boutons précise : « Encaissé à la réservation dès que les paiements en ligne seront activés. » (voir le chapitre Encaisser).
7. « Annulation ou report possible jusqu’à » un nombre d’« heures avant » (24 par défaut, 720 au plus) et « Fenêtre de réservation » un nombre de « jours à l’avance » (60 par défaut, 365 au plus), « Jusqu’où vos clients peuvent réserver dans le futur. »
8. Cliquez « Enregistrer ». Vous revenez à la liste, qui affiche chaque prestation avec sa pastille de couleur, sa durée et son prix.
9. Rouvrez la prestation (« Modifier la prestation ») pour la section « Image », sous le formulaire : « Choisir une image » accepte « PNG, JPEG ou WebP, 1,5 Mo maximum. Idéal : 1200 × 600 px, format paysage. » ; « Retirer l’image » l’enlève. La section n’existe qu’après le premier enregistrement.
10. Qui réalise cette prestation se règle sur la fiche de chaque membre de l’équipe, sous « Prestations assurées » (chapitre Son équipe et ses horaires).
11. Pour retirer une prestation, ouvrez sa fiche et cliquez « Supprimer » en bas à droite : « Supprimer cette prestation ? Les rendez-vous déjà pris ne sont pas touchés. »

3. Son équipe et ses horaires

Chaque personne que vos clients réservent a une fiche, un planning hebdomadaire et ses congés. Si vous travaillez seul, créez votre propre fiche : sans elle, aucun créneau n’est réservable.

1. Dans le menu, section « Offre », ouvrez « Équipe » (« Les personnes que vos clients peuvent réserver. »). La page vide dit « Personne pour l’instant. Ajoutez le premier membre. » Cliquez « Nouveau membre ».
2. Remplissez « Nom ». « Adresse e-mail » et « Téléphone » sont facultatifs. « Présentation » se rédige par langue et est « Visible sur votre page de réservation. »
3. « Couleur dans l’agenda » : six pastilles. « Langues parlées » : Français, Nederlands, English, Deutsch, « Pour orienter un client vers la bonne personne. » Les langues cochées s’affichent en abrégé (FR NL) dans la liste de l’équipe.
4. « Prestations assurées » : « Cochez ce que cette personne peut réaliser. » Ce bloc n’apparaît que si vous avez déjà créé des prestations ; revenez-y après le chapitre précédent.
5. « Battement autour des rendez-vous » : des minutes « avant » et « après » chaque rendez-vous, par pas de 5 et jusqu’à 120, « rangement, désinfection, notes ».
6. « Réservable en ligne » est cochée à la création ; décochée, la personne porte la mention « Masqué » dans la liste. Cliquez « Enregistrer ».
7. Pour les horaires, rouvrez la fiche (« Modifier le membre ») et cliquez « Horaires » en haut à droite. La page « Horaires · Prénom » liste les jours du lundi au dimanche ; un jour sans plage affiche « Fermé ».
8. Sur un jour, cliquez « Ajouter une plage » : une plage de 09:00 à 17:00 apparaît, modifiez les deux heures. Pour une pause de midi, posez deux plages sur le même jour (09:00 à 12:00 puis 13:00 à 17:00) ; le × à droite d’une plage la retire.
9. Cliquez « Enregistrer les horaires » : le message « Horaires enregistrés. » confirme. Une plage qui finit avant son début est refusée : « Chaque plage doit finir après son début. »
10. Plus bas, « Congés et blocages » (« Les écarts au planning : vacances, horaires exceptionnels, créneaux bloqués. ») : choisissez « Congé (fermé) », « Horaire exceptionnel » ou « Créneau bloqué », les dates « Du » et « au », les heures pour les deux derniers types, un « Motif (facultatif) », puis « Ajouter ». Le bouton reste gris tant que la date de début est vide ; sans date de fin, l’écart tient sur le seul jour de début. Chaque écart de la liste se retire par son × après « Supprimer cet écart ? ».
11. Pour voir les rendez-vous de cette personne dans son agenda Google ou Outlook, descendez sur sa fiche jusqu’à « Synchronisation calendrier » et cliquez « Connecter Google Agenda » ou « Connecter Outlook », un seul à la fois. Le message « Google Agenda connecté. » ou « Outlook connecté. » confirme ; « Déconnecter » coupe le lien. Cette section demande le plan Pro : en dessous, elle affiche « La synchronisation calendrier est disponible à partir du plan Pro. »
12. Pour retirer une personne, ouvrez sa fiche et cliquez « Supprimer » : « Retirer ce membre de l’équipe ? » Si elle porte des rendez-vous, Kallli refuse : « Cette personne porte des rendez-vous. Masquez-la plutôt que de la supprimer. »

4. Fermetures et congés

Une fermeture vaut pour tout l’établissement : elle passe avant les horaires de chacun. Le congé d’une seule personne se règle sur sa page « Horaires ».

1. Dans le menu, section « Réglages », ouvrez « Fermetures » (« Les périodes où l’établissement ferme entièrement : elles priment sur les horaires et les absences de chaque praticien. »). La page vide dit « Aucune fermeture planifiée. »
2. Sous la liste, indiquez « Du » et « Au » (une seule journée : la même date deux fois), un « Motif (facultatif) » de 120 caractères au plus, puis cliquez « Ajouter la fermeture ». Une fin placée avant le début est refusée : « La fin doit suivre le début. »
3. Chaque fermeture s’affiche avec ses dates en toutes lettres (« Du 24 décembre 2026 au 2 janvier 2027 », ou la seule date pour une journée), le motif dessous, et un bouton « Supprimer » : « Retirer cette fermeture ? Les créneaux redeviennent réservables. »

5. L’agenda au quotidien

L’agenda est l’écran que vous ouvrez le matin et que vous gardez ouvert. Il se lit dans l’heure de votre salon, et chaque geste sur la grille pose, déplace ou retire quelque chose sans passer par un formulaire.

1. Ouvrez « Agenda » dans le menu. En haut à gauche, « Aujourd’hui » et les deux flèches font avancer ou reculer la période ; à droite, trois vues : « Jour », « Semaine », « Mois ». Seul, l’agenda s’ouvre sur la semaine ; à plusieurs praticiens, il s’ouvre sur le jour, avec une colonne par praticien, chacune dans sa couleur.
2. La vue « Mois » compte les rendez-vous de chaque jour ; touchez une case pour ouvrir cette journée.
3. Pour poser un rendez-vous d’une tape, touchez un créneau libre de la grille : le texte « Touchez un créneau libre pour poser un rendez-vous » le rappelle au-dessus. Le formulaire « Nouveau rendez-vous » s’ouvre en mode « Heure précise » avec le jour, l’heure et le praticien de la colonne déjà remplis. Le bouton « Nouveau rendez-vous » en haut à droite ouvre le même formulaire.
4. Dans « Nouveau rendez-vous », choisissez la « Prestation », le « Praticien », la « Date » et l’« Heure », à la minute. En « Heure précise », le rendez-vous se pose même hors horaire ou dans le passé ; seul un autre rendez-vous à la même heure l’empêche. Le bouton « Créneaux proposés » bascule vers les créneaux calculés par Kallli, avec « Peu importe » comme praticien possible.
5. Choisissez le client : « Client existant » avec le champ « Rechercher un nom ou un e-mail », ou « Nouveau client » avec « Prénom », « Nom », puis « E-mail » ou « Téléphone » (l’un des deux suffit) et sa langue. Ajoutez des « Notes internes » si besoin, puis « Réserver ». L’agenda revient sur le jour du rendez-vous.
6. Pour déplacer un rendez-vous confirmé, saisissez-le à la souris et glissez-le vers une autre heure, un autre jour ou une autre colonne de praticien. Au doigt, gardez le doigt appuyé un instant avant de glisser. Si la cible sort des disponibilités du praticien, Kallli demande « Ce créneau sort des disponibilités du praticien. Déplacer le rendez-vous ? ». La touche Échap relâche le rendez-vous à sa place.
7. Pour poser une pause, touchez le bouton « Pause » en haut de la grille : il devient « Touchez un créneau ». Touchez un créneau libre, puis choisissez la durée, de « 15 min » à « 90 min ». Au doigt, un appui prolongé sur un créneau libre ouvre le même choix. Touchez une pause pour la retirer ; Kallli demande « Retirer cette pause ? Le créneau redevient réservable. ». Vous posez des pauses pour chaque membre de l’équipe.
8. Touchez un rendez-vous pour ouvrir sa fiche : statut (« Confirmé », « En attente », « Honoré », « Absent », « Annulé »), « Date », « Client » (le nom mène à sa fiche), « Praticien », « Prix » et l’« Acompte payé : » s’il y en a un, « Notes du client » et « Notes internes ». En bas, l’« Historique » liste qui a fait quoi et quand, avec « Avant » et « Après » pour chaque déplacement.
9. Une fois l’heure passée, la fiche demande « Le client est-il venu ? » : « Honoré » ou « Absent ». « Absent » demande confirmation, car le compteur d’absences du client augmente sur sa fiche. « Rétablir en confirmé » annule ce choix.
10. Pour reporter, touchez « Reporter » : choisissez une date, un praticien ou « Peu importe », un créneau, puis « Confirmer le report ». Le client reçoit un e-mail avec le nouvel horaire.
11. Pour annuler, touchez « Annuler le rendez-vous », donnez un « Motif (facultatif) », puis « Confirmer l’annulation ». Le client reçoit un e-mail d’annulation et l’acompte éventuel lui est remboursé.

6. Ses clients

Chaque personne qui réserve chez vous a une fiche, avec ou sans e-mail. La liste se cherche par nom, adresse ou numéro, et s’exporte en un fichier que vous emportez.

1. Ouvrez « Clients » dans le menu. La liste est triée par nom, avec l’e-mail ou le téléphone, le nombre de « Rendez-vous », les « Absences » quand il y en a, et le badge « Bloqué » le cas échéant. Le champ « Rechercher un nom, un e-mail ou un numéro » cherche un numéro sur ses chiffres seuls : « 0470 12 34 » retrouve « +32 470 12 34 56 ».
2. Touchez « Nouveau client » : « Prénom », « Nom », « E-mail », « Téléphone » (le texte « Renseignez au moins l’e-mail ou le téléphone. » dit la règle : l’un des deux suffit), « Langue des notifications », « Notes internes », la case « A accepté les communications », puis « Créer la fiche ».
3. La fiche montre « Client depuis » telle date, ses « Coordonnées », ses « Rendez-vous » et « Absences », son « Historique » de rendez-vous. « Prendre rendez-vous » ouvre « Nouveau rendez-vous » avec ce client déjà choisi ; « Modifier » ouvre ses coordonnées. Les « Notes internes » se sauvent avec « Enregistrer ». « Bloquer la réservation en ligne » empêche ce client de réserver depuis votre page (un rendez-vous posé depuis l’agenda reste possible) ; « Débloquer » rétablit.
4. « Importer (CSV) » reprend votre base clients depuis un fichier, et « Importer des rendez-vous » vos rendez-vous à venir : les deux sont décrits au chapitre Venir d’un autre logiciel.
5. « Exporter (CSV) » télécharge toute votre base clients, séparateur point-virgule, lisible dans Excel.

7. Venir d’un autre logiciel

Deux imports CSV reprennent ce que vous aviez ailleurs : vos clients, puis vos rendez-vous à venir. Le reste, nous le faisons avec vous.

1. Exportez vos clients depuis votre ancien logiciel, en CSV. Dans « Clients », cliquez « Importer (CSV) » : la page dit « Fichier CSV avec une ligne d’en-tête : prénom, nom, puis e-mail ou téléphone, l’un des deux suffit. Si vous les avez : langue, notes. Les fiches déjà connues sont ignorées, vos fiches existantes ne changent pas. » « Télécharger le modèle » donne clients.csv à recopier ; choisissez votre fichier dans « Fichier CSV ». Il tient 1 Mo au plus.
2. Le rapport compte les fiches créées, les fiches déjà connues et ignorées, les doublons dans le fichier et les lignes invalides, chacune avec « Ligne N : » et son motif : « adresse manquante ou invalide », « prénom ou nom manquant » ou « ni adresse e-mail ni téléphone valide ».
3. Exportez vos rendez-vous à venir. Sous l’import clients, le lien « Importez aussi vos rendez-vous à venir » ouvre « Importer des rendez-vous », que le bouton du même nom ouvre aussi depuis l’agenda. La page décrit le format sous « Format attendu : une ligne d’en-tête, puis un rendez-vous par ligne » : date (« 2026-09-03, 03/09/2026 ou 03.09.2026 »), heure (« 14:30, 14h30 ou 9h, dans l’heure de votre salon. »), duree, prestation, praticien, client, email, telephone, note.
4. Les en-têtes se lisent dans les quatre langues, sans tenir compte des accents ni de la casse : date ou datum ; heure, time, uur ou uhrzeit ; prestation, dienst, service ou leistung ; praticien, medewerker, staff ou mitarbeiter ; client, klant, customer ou kunde. Une colonne debut, start ou begin qui porte date et heure ensemble convient aussi. L’heure s’écrit 14:30, 14h30 ou 14u30.
5. La prestation et le praticien se rapprochent par leur nom tel qu’il est écrit dans Kallli, dans n’importe laquelle de vos langues ; le praticien peut manquer si une seule personne propose la prestation. Sans nom de prestation, une durée qui ne correspond qu’à une seule prestation suffit. La fiche client est reprise si elle existe, créée sinon.
6. « Télécharger le modèle » donne rendez-vous.csv avec deux exemples. Choisissez votre fichier dans « Fichier CSV » : l’aperçu liste chaque ligne avec « Quand », « Prestation », « Praticien », « Client » et « Résultat », soit « Prêt », soit le motif du refus : « date ou heure illisible », « prestation introuvable », « plusieurs prestations correspondent », « praticien introuvable », « ce praticien ne propose pas cette prestation », « chevauche un rendez-vous existant », « chevauche une autre ligne du fichier », « déjà passé ». Rien n’est écrit tant que vous ne cliquez pas « Importer N rendez-vous ».
7. Ce qui ne se reprend pas : les rendez-vous passés (« Les rendez-vous passés sont ignorés. »), les avis de vos clients et l’historique de leurs paiements. Les rendez-vous importés naissent confirmés, aucun e-mail ne part vers le client, ses rappels sont programmés comme pour les autres, et les horaires d’ouverture ne sont pas vérifiés.
8. Si vous quittez un autre logiciel pour Kallli, nous sommes là pour vous accompagner : envoyez votre export à info@at-cg.be et nous préparons le fichier avec vous, jusqu’à ce que vos rendez-vous à venir soient dans votre agenda.

8. Sa page publique

Votre page de réservation vit à une adresse Kallli, à vos couleurs, dans les langues que vous avez cochées. Ce chapitre décrit ce que vous réglez et ce que le client voit de l’autre côté.

1. Votre page se trouve à kallli.be/<langue>/b/<votre-adresse>, l’adresse choisie à l’inscription sous « Adresse de votre page ». Vous la retrouvez dans « Apparence », section « Intégrer sur votre site », dans le code à copier.
2. Ouvrez « Apparence » dans le menu. Sous « Logo », « Choisir un fichier » téléverse un PNG, JPEG ou WebP de 1,5 Mo au plus ; « Retirer le logo » l’enlève. Sur la formule Starter, le cadre dit « Le logo personnalisé est disponible à partir du plan Pro. ». Sous « Bannière », « Choisir une bannière » pose l’image large en tête de votre vitrine, réservation et boutique.
3. Sur la même page, « Couleurs » propose « Couleur principale », « Fond », « Texte » et le curseur « Arrondi des boutons » ; « Rétablir les couleurs par défaut » revient au turquoise Kallli. « Police » propose quelques choix, « Standard » compris. « Textes d’accueil » porte le « Message d’accueil », le « Pied de page » et les « Conditions de l’établissement », chacun dans chaque langue de votre page. Touchez « Enregistrer ». L’« Aperçu » à droite suit chaque changement ; « Langue de l’aperçu » le change de langue.
4. Plus bas, « Intégrer sur votre site » donne le code d’une iframe à coller sur votre propre site ; « Copier le code » le met dans le presse-papiers. « CSS personnalisé » est réservé à la formule Business.
5. « Domaine personnalisé » dans le menu sert votre page depuis votre propre adresse : entrez « Votre domaine » puis « Enregistrer ». Suivez « 1. Faites pointer votre domaine vers Kallli » (enregistrement CNAME chez votre hébergeur DNS) et « 2. Prouvez que le domaine est le vôtre » (enregistrement TXT avec le « Nom » et la « Valeur » affichés), puis touchez « Vérifier » jusqu’à lire « Domaine vérifié et actif. ». « Retirer le domaine » revient à l’adresse Kallli. Cet écran demande la formule Business, annoncée à venir : tant qu’elle n’est pas là, il affiche « Le domaine personnalisé est disponible avec le plan Business. ».
6. Côté client, la réservation tient en quatre étapes sur une page : « Prestation » (nom, durée, prix, image), « Praticien » (« Peu importe » ou un nom ; l’étape saute si une seule personne propose la prestation), « Date et heure » (un calendrier met en évidence les jours qui ont un créneau libre, puis les heures s’affichent), « Coordonnées » (« Prénom », « Nom », « Adresse e-mail » obligatoire, « Téléphone », « Remarque (facultatif) », « Code promo (facultatif) » avec « Appliquer »). Le client touche « Confirmer le rendez-vous ». Si vous avez rédigé des conditions, la phrase « En réservant, vous acceptez les conditions de l’établissement » les lie.
7. Le client arrive sur « Rendez-vous confirmé » avec « Ajouter au calendrier », « Déplacer ce rendez-vous » et « Annuler ce rendez-vous ». Il reçoit l’e-mail « Votre rendez-vous du {date} » avec le bouton « Modifier ou annuler », puis, avant l’heure, « Rappel : votre rendez-vous chez {businessName} » avec le même lien. Déplacer ou annuler en ligne reste possible jusqu’au délai réglé sur la prestation (« Annulation ou report possible jusqu’à N heures avant ») ; au-delà, il lit « Le délai d’annulation en ligne est dépassé. Contactez {businessName}. ».

9. Encaisser

L’argent de vos clients va sur votre compte Mollie, sans commission Kallli. Une fois le compte relié, chaque prestation décide si elle demande un acompte, et l’annulation par le salon rembourse d’elle-même.

1. Ouvrez « Paiements » dans le menu. Le cadre « Mollie » explique ce que le compte permet : Bancontact, iDEAL, PayPal, cartes. Touchez « Connecter Mollie » : Kallli vous envoie chez Mollie pour donner votre accord, puis vous ramène ici avec le message « Votre compte Mollie est relié. » et le badge « Compte relié ». « Refaire la connexion » relance le même parcours si besoin.
2. Réglez l’acompte prestation par prestation, dans « Prestations » : ouvrez la prestation, puis sous « Prépaiement » choisissez « Aucun », « Acompte » ou « Montant total ». Pour « Acompte », choisissez « Pourcentage » ou « Montant fixe » et remplissez « Montant de l’acompte ». Le champ « Annulation ou report possible jusqu’à N heures avant » fixe le délai dans lequel le client peut encore annuler ou déplacer en ligne. Enregistrez la prestation.
3. Côté client, quand la prestation demande un acompte et que Mollie est relié, le bouton « Confirmer le rendez-vous » l’envoie sur la page de paiement Mollie. Au retour, il lit « Rendez-vous confirmé » ; si Mollie n’a pas encore répondu, la page affiche « Votre paiement est en cours de confirmation. Rechargez cette page dans un instant. ». Sans Mollie relié, la même prestation se réserve sans paiement.
4. Tant que l’acompte n’est pas payé, le rendez-vous est « En attente » dans votre agenda. Le client a quinze minutes ; passé ce délai, le créneau se libère et l’historique du rendez-vous note « a libéré le créneau, l’acompte n’a pas été payé dans le délai ». Une fois payé, la fiche du rendez-vous affiche « Acompte payé : » avec le montant.
5. Pour rembourser, il suffit d’annuler depuis la fiche du rendez-vous : « Annuler le rendez-vous », puis « Confirmer l’annulation ». Le cadre le dit : « Le client recevra un e-mail d’annulation. L’acompte éventuel est remboursé. ». Le remboursement part sur le moyen de paiement du client sans autre action de votre part. Un client qui annule lui-même dans le délai est remboursé de la même façon.

10. Ateliers et forfaits

Un atelier est un cycle à dates fixes : le client s’inscrit une fois et vient à toutes les séances. Les forfaits, carnets de séances vendus sur la page publique, n’ont pas d’écran de création dans votre espace : ce chapitre décrit les ateliers.

1. Ouvrez « Ateliers » dans le menu, section « Offre », puis cliquez « Nouvel atelier ».
2. Remplissez « Nom de l’atelier » et « Description » dans chaque langue de votre page, puis « Prix par personne » et « Places sur le cycle ». Cochez « Visible sur votre page » et cliquez « Enregistrer ». Vous arrivez sur la fiche de l’atelier.
3. Dans la section « Séances », choisissez « Date », « Début », « Fin » et « Animé par », puis cliquez « Ajouter une séance ». Chaque séance bloque l’agenda du praticien choisi. Une séance dans le passé est refusée, et l’heure de fin doit suivre l’heure de début.
4. Le compteur en haut de la fiche, « 3 / 8 places » par exemple, suit les inscriptions. Dès qu’un atelier visible a une séance à venir, votre page publique montre la tuile « Inscrivez-vous à un atelier ». Le client clique « Inscrivez-vous », choisit « Nombre de places », donne prénom, nom, e-mail, téléphone, puis clique « Confirmez l’inscription ». Il reçoit un e-mail.
5. Dans la section « Inscriptions », le bouton « Annuler l’inscription » libère les places et prévient le client par e-mail. La ligne reste dans la liste, barrée.
6. Sur une séance, « Supprimer » retire une date sans inscrit. « Annuler la séance » libère le créneau du praticien et prévient les inscrits par e-mail. Une séance qui porte des inscriptions ne se supprime pas : annulez-la.
7. Le bouton « Supprimer » en bas de la fiche efface l’atelier. Kallli refuse tant qu’il reste des inscriptions actives.

11. Cartes cadeaux et codes promo

Une carte cadeau se crée au comptoir ou se vend en ligne, puis se débite chez vous ou en boutique. Un code promo réduit une réservation ou une commande.

1. Ouvrez « Cartes cadeaux » dans le menu, section « Offre ». La page s’ouvre sur « Débiter un bon », le geste de chaque passage, puis sur « Nouvelle carte ».
2. Pour vendre une carte au comptoir : saisissez « Montant (€) », au besoin « Date limite (facultatif) » et « Note interne (facultatif) », puis cliquez « Créer la carte ». Le code s’affiche une seule fois sous « Remettez ce code au client : ». Copiez-le avant de quitter la page.
3. Pour la vente en ligne : votre page publique montre « Offrir un bon cadeau » en pied de page et la tuile « Offrez un bon » dès que votre compte Mollie est relié. L’acheteur choisit « Un montant », « Une prestation » ou « Un article », remplit « Votre nom », « Votre e-mail », « Nom du bénéficiaire », « E-mail du bénéficiaire », un mot d’accompagnement, la date « Envoyer le bon le », puis clique « Payer et offrir ». Le bénéficiaire reçoit son code par e-mail à la date choisie ; l’acheteur reçoit son reçu dès le paiement.
4. Pour débiter au comptoir : tapez le code dans « Code du bon » et cliquez « Chercher ». Le solde s’affiche avec l’état de la carte. Pour un bon en valeur, indiquez « Montant à débiter (€) » ou cliquez « Tout le solde », ajoutez une « Note (facultatif) », puis cliquez « Débiter ». Le message « Débit enregistré » donne le reste.
5. Pour un bon nommé, prestation ou article, le seul bouton est « Marquer comme utilisé » : le bon part en une fois, quel que soit le prix du jour. Sous chaque bon, « Derniers mouvements » liste l’émission, les commandes et les débits. « Débiter un autre bon » remet le champ à zéro.
6. En boutique, le client saisit lui-même son code dans « Code promo ou carte cadeau » puis « Appliquer » : le montant se déduit du panier.
7. Dans la liste des cartes, chaque ligne montre le solde sur le montant émis. « Désactiver » bloque le code, « Activer » le rouvre, « Supprimer » l’efface ; Kallli prévient si un solde reste.
8. Codes promo : ouvrez « Codes promo » dans le menu, puis « Nouveau code ». Saisissez « Code », choisissez « Périmètre » (« Réservations et boutique », « Réservations » ou « Boutique »), « Type » (« Pourcentage » ou « Montant fixe »), la valeur dans « Réduction (%) » ou « Réduction (€) », puis au besoin « Montant minimal (€) », « Nombre d’usages », « Du » et « Au ». Cliquez « Créer le code ».
9. Le client tape le code à la réservation dans « Code promo (facultatif) » puis « Appliquer », ou en boutique dans « Code promo ou carte cadeau ». La liste compte les usages ; « Désactiver », « Activer » et « Supprimer » gèrent chaque code.

12. La boutique

La boutique vend vos articles en ligne, en retrait sur place ou en envoi. C’est un produit à part de la réservation, avec son prix dans l’abonnement.

1. Activez la boutique. Elle se coche à l’ouverture du compte, sous « Que proposez-vous ? », ou plus tard dans « Abonnement » avec « Souscrire la boutique ». Sans elle, l’entrée « Boutique » manque au menu.
2. Ouvrez « Boutique » dans le menu, section « Offre », puis cliquez « Nouvel article ». Remplissez « Nom » et « Description » dans chaque langue, « Prix », « TVA » (21, 12, 6 ou 0 %), « Stock », choisissez une « Catégorie » si vous en avez, cochez « Visible sur votre boutique » et cliquez « Enregistrer ».
3. Sur la fiche de l’article, section « Images » : cliquez « Ajouter une image ». Six images PNG, JPEG ou WebP de 1,5 Mo au plus ; la première porte l’étiquette « Vignette » et sert sur la boutique. « Retirer » enlève une image.
4. Section « Variantes » pour une taille, une couleur ou une contenance : saisissez « Libellé », un « Prix propre » si le prix diffère de l’article, « Stock », puis cliquez « Ajouter la variante ». Dès qu’une variante existe, le stock se gère ligne par ligne : modifiez une ligne et cliquez « Enregistrer », ou « Supprimer ».
5. Cliquez « Catégories » en haut de la boutique. Sous « Nouvelle catégorie », donnez un « Nom » par langue, choisissez « Rattachement » (« Catégorie de premier niveau » ou une catégorie existante pour créer une sous-catégorie) et cliquez « Créer la catégorie ». Chaque ligne se réordonne avec « Monter » et « Descendre », se change avec « Renommer », s’efface avec « Supprimer ».
6. Cliquez « Réglages de livraison ». Le retrait sur place est proposé à chaque client. Cochez « Proposer l’envoi » pour ouvrir « Frais d’envoi (€) » et « Livraison offerte à partir de (€) », vide si vous ne l’offrez pas. Cochez « Autoriser le paiement sur place » si le client peut régler au comptoir à l’enlèvement. Cliquez « Enregistrer ».
7. Côté client, la tuile « Découvrez la boutique » apparaît sur votre page dès qu’un article est visible. Le client clique « Ajouter au panier », puis « Voir le panier », choisit « Retrait sur place » ou « Livraison », saisit un code dans « Code promo ou carte cadeau », choisit « En ligne » ou « Sur place, au retrait », et clique « Commander ».
8. Ouvrez « Commandes » dans le menu, section « Activité ». Chaque ligne montre la date, le client, le nombre d’articles, « Retrait » ou « Envoi », le statut et le total. Cliquez une commande pour sa fiche.
9. Sur la fiche : « Marquer payée » pour une commande à régler sur place ; « Marquer expédiée » ouvre « Transporteur » et « Numéro de suivi », puis « Confirmer l’expédition » ; « Marquer remise » clôt la commande. « Annuler la commande » remet le stock en vente ; « Annuler et rembourser » rembourse le client en plus.

13. Rappels et messages

Kallli écrit à vos clients à la réservation, avant le rendez-vous, à l’annulation et au report. Vous choisissez les moments, vous pouvez réécrire les textes, et un journal garde chaque envoi.

1. Ouvrez « Réservation » dans le menu, section « Réglages ». Sous « Rappels avant le rendez-vous », cliquez les moments voulus, « 1 j avant » ou « 2 h avant » par exemple, deux au plus. Chaque moment coché montre son canal, « E-mail ». Réglez aussi « Délai minimum de réservation » en heures, puis cliquez « Enregistrer ».
2. Les rappels par SMS sont prêts, mais l’option n’est pas ouverte pour l’instant : les choix « SMS » et « Les deux » et le panneau « Recharges SMS » n’apparaissent pas. Le jour où elle ouvre, les SMS s’achètent par recharges de 100 à 1000 messages sur la page « Abonnement », et les crédits ne périment pas.
3. Ouvrez « Modèles d’e-mails » dans le menu, à partir du plan Pro. Six e-mails se déplient : « Confirmation de rendez-vous », « Rappel », « Annulation », « Report », « Demande d’avis », « Relance après absence ». Pour chacun, écrivez « Objet » et « Corps du message » dans les langues de votre page ; une langue vide garde le modèle standard, affiché en dessous sous « Modèle standard : ». Utilisez les variables {name}, {businessName}, {date}, {time} et {url}, remplacées à l’envoi.
4. Cliquez « Enregistrer » sous le bloc. Un modèle réécrit porte l’étiquette « Personnalisé » ; « Revenir au modèle standard » l’efface dans toutes les langues après confirmation.
5. Ouvrez « Notifications » dans le menu, section « Activité » : les 100 derniers envois, e-mail et SMS, avec le destinataire, la date, le type (« Rappel 24 h avant », « Confirmation de rendez-vous », « Nouveau rendez-vous (vers vous) »…) et l’état « Envoyé », « Échec » ou « En file ». Un échec montre le message d’erreur.

14. Statistiques

Une page, vos trente derniers jours, quatre chiffres et deux listes.

1. Ouvrez « Statistiques » dans le menu, section « Activité ». Quatre cartes résument les 30 derniers jours : « Rendez-vous », « Chiffre estimé », « Nouveaux clients » et « Taux d’absence ».
2. Le graphique « Rendez-vous par jour » montre le volume jour par jour, et « Prestations les plus réservées » classe vos prestations par nombre de rendez-vous.
3. Le chiffre est « Estimé sur les rendez-vous honorés, hors remises. » : il suit ce que vous marquez « Honoré » ou « Absent » sur chaque fiche de rendez-vous.

15. Compte et sécurité

Vos moyens de connexion, la vérification en deux étapes, les appareils connectés, l’abonnement et ses factures, l’export de vos clients et l’accès API.

1. Ouvrez « Connexion » dans le menu, section « Réglages ». La première liste montre vos moyens d’entrer : Google, Microsoft et « Mot de passe ». Le bouton « Retirer » à côté du mot de passe ne s’active que si un autre moyen est relié.
2. Pour changer votre mot de passe, passez par l’écran de connexion : cliquez « Mot de passe oublié ? », saisissez votre adresse et cliquez « Envoyer le lien ». Le lien ouvre « Nouveau mot de passe » ; douze caractères au minimum, puis « Enregistrer ».
3. Section « Vérification en deux étapes » : saisissez « Votre mot de passe » et cliquez « Activer » ; un compte entré par Google ou Microsoft, sans mot de passe, ne voit que le bouton « Activer ». Scannez le code avec votre application d’authentification, ou saisissez la clé affichée sous « Sans appareil photo, saisissez cette clé : ». Tapez le « Code affiché par l’application » et cliquez « Confirmer ». Notez « Vos codes de secours », affichés une seule fois, puis cliquez « C’est noté ».
4. À la connexion suivante, Kallli demande le « Code à six chiffres » puis « Vérifier » ; sans téléphone, « Utiliser un code de secours ». Pour couper le second facteur, saisissez votre mot de passe (le compte sans mot de passe n’a que le bouton) et cliquez « Désactiver ».
5. Section « Sessions ouvertes » : chaque appareil connecté apparaît avec sa date d’ouverture et son adresse ; le vôtre porte « Cet appareil ». Cliquez « Déconnecter » sur une ligne, ou « Déconnecter partout » puis « Déconnecter » pour fermer toutes les autres.
6. Ouvrez « Abonnement ». Sous « Identité de facturation », cliquez « Modifier », remplissez « Raison sociale », « Numéro d’entreprise », « Numéro de TVA », « Adresse », « Code postal », « Ville », « Pays » et cliquez « Enregistrer ». Sans ces informations, aucune souscription ne s’ouvre.
7. Sous « Formule actuelle », lisez votre statut et l’échéance. Sous « Choisissez une formule », choisissez « Mensuel » ou « Annuel », puis cliquez « Souscrire » sur la carte Starter ou Pro et confirmez avec « Confirmer » : la page de paiement Mollie s’ouvre. Business affiche « Prochainement ». Pour un premier abonnement, un « Code promo » saisi puis « Appliquer » réduit le premier paiement.
8. Pour partir : « Résilier l’abonnement » puis « Confirmer la résiliation ». Vos fonctions restent actives jusqu’à la fin de la période payée. La boutique se souscrit et se résilie à part avec « Souscrire la boutique » et « Résilier la boutique ». Sous « Factures », chaque facture se lit avec « Télécharger » ; elle part aussi par le réseau Peppol.
9. Pour emporter vos données, ouvrez « Clients » et cliquez « Exporter (CSV) » : le fichier s’ouvre dans Excel avec vos fiches clients.
10. Ouvrez « API et webhooks », réservé au plan Business. Donnez un nom à la clé et cliquez « Créer une clé » ; copiez-la tout de suite, elle ne sera plus affichée. « Révoquer » coupe une clé. Sous « Webhooks », saisissez « URL de destination (https) », cochez les « Évènements » (booking.created, booking.cancelled, booking.rescheduled, order.paid, order.shipped, order.cancelled) et cliquez « Ajouter le webhook » ; copiez le secret affiché une fois. Chaque webhook se met en pause avec « Désactiver » et s’efface avec « Supprimer ».

16. Questions fréquentes